Onedrive vs sharepoint — облачные сервисы в сравнении

Dropbox

Dropbox – один из самых старых и популярных сервисов облачного хранения.

Почему Dropbox так популярен

В нем много крутых инструментов, упрощающих работу. Подсказки, которые сопровождают при регистрации и установке приложения, и понятный интерфейс ускоряют процесс адаптации. Узнайте больше про онбординг в приложениях изэтой статьи.

Часть функций идентична “Google Диску”: возможность работать вместе в одном файле, оставлять комментарии, управлять уровнями доступа, просматривать историю изменения файла и корзину. Также удаленные файлы можно увидеть в той папке, где они находились до удаления.

В сервисе доступны несколько редакторов на выбор: для текстовых документов (Word, “Google Документы” и Dropbox Paper), таблиц (Excel, “Google Таблицы”) и прочие.

Dropbox предлагает самое большое количество интегрируемых сервисов для упрощения совместной работы: Trello, Slack, Zoom и т. д. Подобные полезные инструменты мы рассматривали в отдельной статье.

Еще сервис имеет реферальную программу, которая позволяет получить до 32 Гб дополнительного места. Подробнее про это можно узнать тут.

Тарифы

Это облачное хранилище предоставляет 6 тарифов: бесплатную версию, личный, семейный и три бизнес-тарифа. Можно приобрести подписку на месяц либо на год. Стоимость в таблице указана за покупку годового плана.

Цены актуальны на июль 2021 года.

Тариф	Цена
Basic – 2 Gb	Free
Plus – 2 Tb	9,99 $ в месяц
Family – 2 Tb (общее пространство, максимум 6 пользователей)	16,99 $ в месяц
Professional – 3 Tb (1 пользователь)	16,58 $ в месяц
Standard – 5 Tb (от трех пользователей)	12,50 $/пользователь/месяц
Advanced – неограниченное место (от трех пользователей)	20 $/пользователь/месяц

Минусы Dropbox

Во-первых, бесплатный тариф слишком ограничен в функциональности. Свободного места без реферальной системы не хватает. Использовать Dropbox как бесплатный сервис облачного хранения не получится.

Во-вторых, судя по отзывам пользователей, в Dropbox часто наблюдаются технические сбои, которые влияют на скорость синхронизации файлов и работоспособность сервиса. Сложно сказать, как часто такое происходит, потому что при тестировании ничего подобного не было. Однако потенциальная синхронизация файлов по несколько дней пугает.

Проверка работы ссылок OneDrive

Обновление параметров приложения-службы профилей пользователей для локальной фермы может занять до минуты. Поскольку ссылка может быть сохранена в кэше браузера пользователя, мы рекомендуем подождать 24 часа, а затем проверить работу ссылок.

Чтобы проверить работу ссылок, поручите кому-нибудь пользователю из аудитории, использующему Microsoft 365 для доступа в среду OneDrive, выполнить вход в локальную среду. На личном сайте пользователя, а также на панели навигации или в средстве запуска приложений пользователь выбирает OneDrive.

Если в этом случае пользователь перенаправляется в Microsoft 365 для OneDrive, все работает как следует.

Если пользователя хотят просматривать свой каталог OneDrive напрямую, они могут перейти по адресу https:// <yourtenant name>.onedrive.com в браузере. Например, если ввести https://contoso.onedrive.com, пользователи клиента Contoso перейдут в библиотеку документов OneDrive. Это простой способ создать закладки для пользователей OneDrive. Расширенные клиенты могут не распознать этот короткий URL-адрес.

Шифрование статических данных

Шифрование статических включает два компонента: шифрование BitLocker на уровне диска и пофайловое шифрование клиентского контента.

Развертывание BitLocker выполняется для OneDrive для бизнеса и SharePoint Online в службе. Шифрование для каждого файла также OneDrive для бизнеса и SharePoint Online в Microsoft 365 и новых специализированных средах, построенных на многостоялая технологиях.

Хотя BitLocker шифрует все данные на диске, шифрование каждого файла идет еще дальше, включив уникальный ключ шифрования для каждого файла. Кроме того, каждое обновление каждого файла шифруется с помощью собственного ключа шифрования. Ключи от зашифрованного контента хранятся в физическом отдельном расположении от контента. На каждом этапе шифрования используется расширенный стандарт шифрования (AES) с 256-битными ключами и федеральный стандарт обработки информации (FIPS) 140-2. Зашифрованное содержимое распространяется по ряду контейнеров по всему центру обработки данных, и каждый контейнер имеет уникальные учетные данные. Эти учетные данные хранятся в отдельном физическом расположении от контента или ключей контента.

Дополнительные сведения о соответствии требованиям FIPS 140-2 см. в см. в руб.

При шифрование статических данных на уровне файлов используется хранилище больших двоичных объектов, которое обеспечивает практически неограниченный размер виртуального хранилища и высокий уровень защиты. Весь пользовательский контент в OneDrive для бизнеса и SharePoint Online будет перенесен в хранилище больших двоичных объектов. Вот как осуществляется защита данных:

1. Весь контент шифруется (возможно, с помощью нескольких ключей) и распределяется в центре данных. Каждый сохраняемый файл, в зависимости от размера, разбивается на один или несколько блоков. Затем каждый блок шифруется с использованием своего уникального ключа. Аналогичным образом происходит шифрование обновлений: пакеты изменений (дельты), отправляемые пользователем, разбиваются на блоки, каждый из которых шифруется собственным ключом.

2. Все эти блоки (файлы, фрагменты файлов, дельты обновлений) сохраняются как большие двоичные объекты в хранилище больших двоичных объектов. Они также распределяются между несколькими контейнерами больших двоичных объектов.

3. «Карта», используемая для повторной сборки файла из компонентов, хранится в базе данных контента.

4. Каждый контейнер больших двоичных объектов использует собственные уникальные учетные данные для каждого типа доступа (на чтение, запись, перечисление и удаление). Каждый набор учетных данных содержится в безопасном хранилище ключей и регулярно обновляется.

Другими словами, в пофайловом статическом шифровании задействованы три различных типа хранилищ, каждое со своими определенными функциями:

• Контент хранится в виде зашифрованных больших двоичных объектов в хранилище больших двоичных объектов. Ключ для каждого блока контента зашифрован и хранится отдельно в базе данных контента. Сам контент не содержит никакой информации о его расшифровке.

• База данных контента это база данных SQL Server. Она содержит карту, необходимую для нахождения и повторной сборки всех больших двоичных объектов контента, содержащихся в хранилище больших двоичных объектов, а также ключи для расшифровки этих объектов.

Каждый из этих трех компонентов хранения хранилище больших двоичных объектов, база данных контента и хранилище ключей физически отделены друг от друга. Информация, хранящаяся в каждом из компонентов, не может использоваться самостоятельно. Это обеспечивает исключительный уровень безопасности. Без доступа ко всем трем хранилищам невозможно извлечь ключи для блоков, расшифровать ключи и сделать их пригодными для использования, связать ключи с соответствующими блоками, расшифровать любой из блоков или воссоздать документ из составляющих его блоков.

Как удалить OneDrive

Теперь перейдите на вкладку «Учётная запись» и нажмите кнопку «Выбрать папки». Откроется окно с длинным списком всех различных папок, резервные копии которых OneDrive в настоящее время выполняет в облаке. Вы можете пройти и вручную убрать галочку с каждого из них, но самый быстрый способ – нажать на кнопку «Синхронизировать все файлы и папки в окне OneDrive» в верхней части списка. Это должно удалить их всех сразу.

Если у вас было только несколько отметок, то щёлкните дважды по полю: один раз, чтобы выбрать все, а затем второй раз, чтобы очистить все. Вы увидите предупреждающее сообщение, поскольку собираетесь удалить все эти файлы с жёсткого диска, но помните, что они все ещё будут доступны в интернете на OneDrive.com. Нажмите OK, чтобы подтвердить изменения.

Теперь, когда все настройки выполнены, вы можете нажать кнопку OK в нижней части окна «Настройки», чтобы активировать их. Вернитесь в область уведомлений ещё раз, щёлкните правой кнопкой мыши значок OneDrive, выберите «Настройки» и перейдите на вкладку «Учётная запись». На этот раз щёлкните на опции UnlinkOneDrive, а затем закройте открывшееся окно WelcometoOneDrive.

Чтобы удалить значок в проводнике, вам нужно щёлкнуть сам значок проводника, а затем щёлкнуть правой кнопкой мыши OneDrive. В появившемся меню выберите «Свойства», откройте вкладку «Общие», затем в разделе «Атрибуты» установите флажок «Скрытый».

Наконец, вернитесь в область уведомлений, щёлкните правой кнопкой мыши OneDrive и выберите «Выход». Вот и всё! OneDrive теперь будет оставаться бездействующим в вашей системе до тех пор, пока вы не захотите поднять его из своего дремоты.

Отключение и скрытие OneDrive в Windows 8.1

В Windows 8.1 все немного по-другому. Во-первых, вы вообще не можете удалить OneDrive, но можете отключить службу.

Начните с открытия меню «Пуск», щёлкнув правой кнопкой мыши значок OneDrive и выбрав «Открепить от запуска».

Затем вам нужно открыть «Настройки ПК»/«OneDrive» и отключить все параметры синхронизации и хранения.

На вкладке «Хранилище файлов» отключите сохранение документов в OneDrive по умолчанию. Затем перейдите на вкладку «Фотографии» и выберите «Не загружать фотографии», а затем отключите параметр «Автоматически загружать видео в OneDrive».

Затем откройте вкладку «Настройки синхронизации», найдите настройки синхронизации с OneDrive, затем отключите синхронизацию настроек на этом ПК.

Наконец, перейдите на вкладку MeteredConnections и убедитесь, что всё отключено.

Теперь, когда все параметры синхронизации отключены, последний шаг – скрыть папку OneDrive в проводнике. Для этого откройте проводник, щёлкните правой кнопкой мыши OneDrive и выберите «Свойства».

На вкладке General вы увидите раздел с пометкой Attributes. Установите флажок Скрытый, и когда вы вернётесь в Проводник, вы увидите, что OneDrive исчез.

OneDrive не всегда был хорошим облачным сервисом хранения. Однако было бы упущением предположить, что он почти идеален. Самыми большими проблемами являются отсутствие шифрования и ограничение размера файла 10 ГБ.

Кроме того, здесь есть что любить. Это приятные функции обмена, быстрая синхронизация (особенно для файлов Microsoft), Office 365, OneNote и доступные цены. Кроме того, учащиеся и преподаватели с действительным школьным адресом могут получить Office 365 бесплатно.

OneDrive является одним из королей облачного хранилища, наряду с Dropbox и GoogleDrive. Как сторонники конфиденциальности, мы рекомендуем придерживаться поставщиков с нулевым доступом к пользовательским данным и паролям, но как облачный сервис OneDrive значительно улучшился, и его стоит попробовать с бесплатной учётной записью на 5 ГБ.

Что включается в хранение и удаление

Можно сохранить все файлы, хранящиеся на сайтах SharePoint и OneDrive, путем применения политики хранения или метки хранения.

Следующие файлы можно удалить:

• При использовании политики хранения: все файлы в библиотеках документов, включая автоматически созданные библиотеки документов SharePoint, например Ресурсы сайта.

• При использовании меток хранения: все файлы во всех библиотеках документов, а также все файлы, находящиеся на корневом уровне (а не в папках).

Совет

При использовании можно исключить определенные библиотеки документов с помощью следующей записи:

Элементы списка не поддерживаются политиками хранения, но поддерживаются метками хранения, за исключением элементов в системных списках. Это скрытые списки, которые используются в SharePoint для управления системой. К ним относятся каталог главной страницы, каталог решений и источники данных. При применении метки хранения к поддерживаемому элементу списка с вложением документа:

• Для стандартной метки хранения (не объявляет, что элемент является записью):
• Для метки хранения, которая объявляет элемент записью:

Параметры хранения (как политик хранения, так и меток хранения) не применяются к организационным структурам, включающим библиотеки, списки и папки.

Для политик хранения и политик автоматического применения меток: сайты SharePoint должны быть индексированы для применения параметров хранения. Однако если элементы в библиотеках документов SharePoint настроены таким образом, чтобы не отображаться в результатах поиска, эта настройка не исключает файлы из параметров хранения.

Синхронизация файлов

Чтобы синхронизировать OneDrive файлы, необходимо использовать приложение синхронизации. Приложения синхронизации автоматически синхронизируются между OneDrive и компьютером пользователя или мобильным устройством. Они доступны для различных операционных систем и мобильных устройств. Приложение OneDrive Windows синхронизации также входит в состав Office установки.

При использовании OneDrive в SharePoint Server можно синхронизировать файлы с различными устройствами, но эти устройства должны быть подключены к сети, в которой находится SharePoint Server, чтобы синхронизироваться с работой. Синхронизация в основном полезна для ноутбуков, которые используются во время отключения от корпоративной сети время от времени, например во время путешествия. Это отличается от использованияOneDrive, в котором требуется подключение к Интернету, так как файлы синхронизируются с устройства пользователей на Microsoft 365, а не на локальное расположение в сети.

Начните использовать OneDrive и сайт вашей команды

Члены группы могут хранить собственные файлы в OneDrive

Каждый человек в вашем бизнесе, которому назначена Microsoft 365 лицензия (и выбрана SharePoint Online), OneDrive облачное хранилище. Они могут хранить бизнес-файлы здесь для доступа с любого устройства, и они доступны только этому пользователю. Например, пользователи могут переносить в хранилище проекты коммерческих предложений, свои заметки к собраниям или сценарии собственных презентаций.

Сотрудники также могут обмениваться OneDrive файлами и папками. Если сотрудник не работает или покидает компанию, другие могут получить доступ к общим файлам, хранимым в OneDrive (OneDrive совместном использовании папок группы).

Вот как каждый человек в вашей команде может настроить OneDrive и поделиться файлами.

1. Перейдите в Центр администрирования Microsoft 365и войдите с именем пользователя и паролем.

2. В пусковом пусков OneDrive ом

3. В OneDrive члены группы могут хранить собственные бизнес-файлы. Вы можете обмениваться отдельными файлами или целой папкой. Выберите файл или папку правой кнопкой мыши, а затем выберите Share.

4. На странице Отправить ссылку оставьте выбор по умолчанию, который любой человек со ссылкой может просматривать и редактировать.

   Введите имена или адреса электронной почты членов группы, которым необходимо иметь доступ к папке, и добавьте дополнительное сообщение.

   Если вам нужна собственная копия электронной почты, которая будет отправлена, добавьте свой адрес электронной почты в список.

5. Когда вы закончили ввод, с кем хотите поделиться, выберите Отправить. Электронное письмо будет сразу же выслано всем приглашенным пользователям.

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

6. Вот как выглядит электронная почта.

Upload файлы на сайт группы для совместной работы в Интернете

Сайты команд приходят с местом для хранения файлов, называемой библиотекой документов.

Ниже личные действия по добавлению файлов:

1. На домашней странице сайта группы выберите Документы из меню навигации слева. В результате вы перейдете к своей библиотеке документов.

2. Пока вы все еще подписаны на Microsoft 365, откройте Windows файл explorer из панели задач или другого расположения. Перейдите к файлам, которые нужно отправить на сайт группы.

3. Выберите файлы, которые необходимо загрузить на сайт вашей группы, а затем перетащите их в библиотеку документов.

4. После отправки файлы будут храниться как на сайте группы, так и на вашем компьютере.

5. Файлы можно удалить с компьютера. На следующем шаге Синхронизация файлов в Интернете с компьютером или создаст новое расположение для этих файлов на компьютере.

   Если у вас есть множество файлов или больших файлов для отправки на сайт вашей команды, ознакомьтесь с этими советами по отправке больших или

   Сведения о том, как приобрести дополнительное дисковое пространство в хранилище, см. в статье Изменение объема хранилища для своей подписки.

Синхронизация файлов в Интернете с компьютером или Mac

Теперь, когда ваши файлы хранятся на сайте группы, вы можете настроить их синхронизацию с ПК или Mac. Таким образом, вы можете работать с файлами с компьютера или Mac, а не работать в Microsoft Edge, Chrome или другом браузере. Наличие синхронизированных версий файлов на локальном компьютере также крайне полезно в тех случаях, когда вам нужно просмотреть файл, а подключение к Интернету отсутствует.

После синхронизации файлов с компьютером, когда вы подключены к Интернету, они будут синхронизированы автоматически.

Вот как настроить синхронизацию файлов на сайте группы с компьютером.

1. На домашней странице сайта группы выберите Документы из меню навигации слева. Это отнимает вас в библиотеку документов.

   Совет

   При синхронизации файлов на сайте группы вы синхронизируете каждую библиотеку файлов на сайте, а не весь сайт.

2. Выберите синхронизацию, чтобы синхронизировать все файлы. Или просмотрите определенную папку, которая необходимо синхронизировать.

3. Если вам предложено переключить приложения, выберите Да. OneDrive это процесс синхронизации.

4. Если вы получите запрос set up OneDrive, вопишитесь в свою работу или учетную запись школы.

5. Если вы еще не синхронизировали OneDrive, вы можете увидеть экран OneDrive папки. Проверьте путь в папке OneDrive папке здесь. Выберите Расположение изменения, если вы хотите использовать другой путь, а затем выберите Далее.

6. Файлы на сайтах вашей группы будут отображаться в левой области обозревателя файлов под именем организации. Файлы в OneDrive будут отображаться в статье «OneDrive — <Name of Organization> «

7. Проверьте синхронизацию, открыв файл в папке группы на компьютере. Внесите нужные изменения и выберите команду Сохранить.

Поделиться из Office

Если мы ищем поделиться документом Office будь то Word, Excel, PowerPoint или любая другая программа в этом офисном пакете, тогда нам не нужно будет загружать ее ранее в это облако, но мы сможем поделиться ею за секунды непосредственно из программы, которую мы используем.

В правом верхнем углу Word, Excel и других программ мы найдем кнопку «Поделиться».

Если мы нажмем на эту кнопку, мы увидим плавающее окно, из которого мы сможем выберите, как мы хотим поделиться файлом , Мы сможем предоставить общий доступ к файлу напрямую в формате Word или PDF. Но для этого нам потребуется установить и настроить Outlook 2016 на ПК.

Но мы также сможем использовать OneDrive чтобы напрямую поделиться документами. Если мы выберем эту опцию, первое, что нам нужно будет сделать, это дать имя документу, которым мы пытаемся поделиться. С этим именем он будет сохранен в нашей папке OneDrive, и мы сможем продолжить работу с параметрами общего доступа.

Теперь мы видим плавающее окно, очень похожее на то, которое мы видели в предыдущем пункте. В нем мы сможем выбрать, как мы хотим поделиться файлом (мы можем выбрать, опять же, как с помощью ссылки, так и через адрес электронной почты), а также настроить разрешения, которые мы хотим, чтобы каждый пользователь имел. Если у нас снова будет установлен Outlook, мы также сможем отправлять копии файла вместо использования OneDrive в качестве посредника, чтобы поделиться им с другими.

В случае выбора первого варианта нам просто необходимо скопировать ссылку предоставленный OneDrive, и отправьте его другим людям. Если мы выберем второй вариант, получатели получат электронное письмо со ссылкой для доступа к общему документу.

Мы также можем настроить разрешения каждого документа. Например, если мы хотим, чтобы человек, который его получил, мог его редактировать, если мы хотим, чтобы срок его действия истек или он был защищен паролем. Конечно, этот вариант доступен только пользователям Office 365. Пользователи других версий Office не смогут обмениваться документами.

OneDrive гибрид

Если вы используете SharePoint Server и хотите воспользоваться облачным хранилищем для бизнес-документов пользователей, вы можете настроить OneDrive и перенаправить пользователей на Microsoft 365 при выборе ссылки OneDrive в SharePoint Server.

Используя Microsoft 365 для хранения документов, вы можете воспользоваться облачным хранилищем без переноса всех рабочих нагрузок в Microsoft 365.

Настройка гибрида OneDrive требует настройки Microsoft 365, если вы еще не сделали этого, и настройки OneDrive в среде SharePoint Server для «перенаправления» на OneDrive. Сведения о планировании гибридного OneDrive см. в OneDrive hybrid OneDrive — roadmap.

Разрешения или доступ на основе ролей

Примечание

Мы рекомендуем, чтобы получатель входил в систему при совместном Teams записях собраний. Выберите параметр Люди в (ваша организация), когда вы делитесь файлом, как описано в SharePoint файлы или папки. Внешний общий доступ не предназначен для распространения больших или большого количества файлов. Для предотвращения мошенничества и нарушений при совместном использовании большого объема данных с внешними пользователями могут возникнуть проблемы.

Тип собрания	Кто запустил запись?	Где сохраняется запись?	У кого есть доступ? Для чтения и записи, чтения или предоставления общего доступа
Частный звонок с внутренними участниками	Вызывающая сторона	Учетная запись вызывающей стороны в OneDrive для бизнеса	Вызывающая сторона является владельцем и обладает полными правами. Вызываемая сторона (в том же клиенте) имеет доступ только для чтения. Общий доступ отсутствует. У вызываемой стороны (в другом клиенте) нет доступа. Вызывающая сторона должна предоставить его вызываемой.
Частный звонок с внутренними участниками	Вызываемая сторона	Учетная запись вызываемой стороны в OneDrive для бизнеса	Вызываемая сторона является владельцем и обладает полными правами. Вызываемая сторона (в том же клиенте) имеет доступ только для чтения. Общий доступ отсутствует. У вызывающей стороны (в другом клиенте) нет доступа. Вызываемая сторона должна предоставить его вызывающей.
Частный звонок с внешним звонком	Вызывающая сторона	Учетная запись вызывающей стороны в OneDrive для бизнеса	Вызывающая сторона является владельцем и обладает полными правами.У вызываемой стороны нет доступа. Вызывающая сторона должна предоставить его вызываемой.
Частный звонок с внешним звонком	Вызываемая сторона	Учетная запись вызываемой стороны в OneDrive для бизнеса	Вызываемая сторона является владельцем и обладает полными правами.У вызывающей стороны нет доступа. Вызываемая сторона должна предоставить его вызывающей.
Групповой звонок	Любой участник звонка	Учетная запись OneDrive для бизнеса участника группы, запустившего запись	Участник, запустивший запись, обладает всеми правами. У других участников группы из того же клиента есть права на чтение. У других участников группы из разного клиента нет прав на нее.
Незапланированное/запланированное собрание	Организатор	Учетная запись организатора в OneDrive для бизнеса	Организатор имеет все права на запись. Все остальные участники собрания имеют доступ к собранию для чтения.
Незапланированное/запланированное собрание	Другой участник собрания	Участник собрания, запустивший запись	Участник, запустивший запись, обладает всеми правами на запись. Организатор имеет права на редактирование и может предоставлять общий доступ. Доступ к собранию есть у всех остальных участников собрания.
Незапланированное/запланированное собрание с внешними пользователями	Организатор	Учетная запись организатора в OneDrive для бизнеса	Организатор имеет все права на запись. Все остальные участники собрания из того же клиента, что и организатор, имеют доступ к собранию для чтения. У остальных внешних участников нет доступа, и организатор должен предоставить его.
Незапланированное/запланированное собрание с внешними пользователями	Другой участник собрания	Участник, запустивший запись	Участник, запустивший запись, обладает всеми правами на запись. Организатор имеет права на редактирование и может предоставлять общий доступ. Все остальные участники собрания из того же клиента, что и организатор, имеют доступ к собранию для чтения. У остальных внешних участников нет доступа, и организатор должен предоставить его.
Собрание канала	Участник канала	Teams SharePoint для этого канала. Примечание. Отправка записи собрания канала в SharePoint не поддерживается для ограничений на основе IP-адресов. Мы рекомендуем использовать условный доступ Azure.	Участник, щелкнув запись, имеет права на редактирование записи. Разрешения каждого участника основаны на разрешениях канала SharePoint канала.

Особенности штатного OneDrive внутри Windows 10

OneDrive предоставляет 5 ГБ, 50 ГБ или 1 ТБ дискового пространства в зависимости от вашей подписки. Все они позволяют загружать файлы с помощью папки синхронизации или онлайн-консоли.

Хотя удалённый хостинг файлов является отличительной чертой облачного хранилища, в центре внимания находятся обмен файлами и синхронизация устройств. Общий доступ к файлам позволяет другим пользователям просматривать, загружать и даже редактировать документы. Синхронизация обеспечивает доступ к одним и тем же файлам на нескольких устройствах, а изменённые на одном устройстве документы можно просматривать на других устройствах практически в реальном времени.

Microsoft Office 365 и Office Online

Помимо Windows, крупнейшей претензией Microsoft на известность за последние 30 лет был Microsoft Office. Он включает в себя программное обеспечение, такое как Word, Excel, Outlook и Power Point.

Совсем недавно Microsoft OneNote зарекомендовал себя как одно из лучших приложений для создания заметок. Microsoft Project, инструмент управления проектами, появившийся ещё в 1984 году, больше не стоит на месте, но он пережил оживление с переходом на облако.

Независимо от подписки, вы можете использовать Office Online бесплатно. Таким образом, это похоже на GoogleDocs. Для настольных версий Microsoft Office вам необходимо подписаться на Office 365 или OneDrive Business.

Фотографии и распознавание объектов OneDrive

Фотографии, сохранённые в OneDrive, можно не только предварительно просмотреть – программное обеспечение поможет вам найти их позже с помощью поиска, тегов и альбомов. Поиск находит имена файлов и метаданные, а также текст в изображениях с помощью оптического распознавания символов.

Это означает, что он может распознавать такие вещи, как квитанции, чеки и записки. Данные о местоположении также добавляются к фотографиям, и вы можете добавлять свои собственные теги или удалять те, которые вам не нужны.

Безопасность

У каждого облачного хранилища есть ахиллесова пята, причём даже больше, чем одна. Для OneDrive главной проблемой является безопасность. Наиболее вопиющая проблема заключается в том, что, в отличие от почти любого другого облачного хранилища, Microsoft не шифрует файлы, хранящиеся на серверах.

Поскольку ваши файлы не шифруются при хранении на серверах OneDrive, они более подвержены краже в случае взлома данных. Даже если центры обработки данных Microsoft достаточно сильны, чтобы отражать кибер-атаки, всё, что требуется, – это один мошенник с необходимыми полномочиями, чтобы нанести ущерб.

Если вы являетесь поклонником OneDrive, который подписался бы на сервис, если бы не уязвимость шифрования, мы рекомендуем связать его с частным инструментом шифрования, таким как Boxcryptor. С Boxcryptor вы можете зашифровать свои файлы перед отправкой в OneDrive с помощью пароля и ключа шифрования, которые известны только вам. Файлы не будут расшифрованы, пока вы не загрузите их снова.

Недостатком является то, что вы не можете просматривать или редактировать файлы онлайн с включённым частным шифрованием. Мы рекомендуем создать личную папку шифрования для долгосрочного хранения и незашифрованную папку для активных проектов, чтобы вы могли использовать OfficeOnline без сбоев.

OneDrive защищает файлы при передаче между устройствами и их серверными средствами. Это достигается с помощью безопасности транспортного уровня, что является стандартной практикой. Это поможет предотвратить перехват, изменение или иное неправильное использование другими пользователями файлов, перемещающихся по Интернету.

OneDrive обеспечивает двухфакторную аутентификацию, чтобы гарантировать защиту от кражи или взлома паролей. При включённом 2FA при входе в учётную запись OneDrive с незнакомого компьютера требуются дополнительные учётные данные.

Вы можете получить дополнительные учётные данные по электронной почте, телефону или через приложение для проверки подлинности. Лучше всего никогда не сталкиваться с проблемой, устанавливая надёжный пароль или используя облачный менеджер паролей, такой как Dashlane.

OneDrive для бизнеса и SharePoint

Если вы не знакомы, SharePoint — это платформа для совместной работы, которую Microsoft предлагает для использования в бизнесе. Так как он легко настраивается, разные компании используют его по-разному.

Но во многих случаях он работает как внутренний веб-сайт компании, который хранит, управляет и организует документы, процедуры, новости и аналогичные общие знания. По сравнению с OneDrive, где файлы являются личными, если пользователь не предоставляет к ним общий доступ, SharePoint позволяет компаниям точно определить, кто может видеть, какие страницы и к каким файлам обращаться.

Несколько лет назад Microsoft предложила инструмент под названием Microsoft SharePoint Workspace, ранее известный как Microsoft Office Groove. Это было настольное приложение, которое позволяло членам команды, которые не всегда были в сети или имели разные разрешения сети, совместно работать над документами SharePoint.

Он синхронизировал файлы SharePoint из серверной библиотеки с вашей системой, чтобы держать вас в курсе. Когда вы работали в автономном режиме, он кэшировал ваши изменения и затем обновлял библиотеку, когда вы вернулись в онлайн. Начиная с Office 2013, Microsoft прекратила работу с этим инструментом, заменив OneDrive для бизнеса.

Таким образом, если сотрудник хочет синхронизировать файлы компании из SharePoint на своем локальном компьютере, он должен использовать OneDrive для бизнеса.

Ключевые функции OneDrive для малых предприятий

В отличие от большинства других поставщиков услуг облачного хранения, OneDrive не только предоставляет надежные готовые возможности для малых предприятий, но также дает им доступ ко многим дополнительным функциям. Это позволяет малым предприятиям использовать дополнительные функции в зависимости от потребностей организации.

Функции, перечисленные в данном разделе, соответствуют основным замечаниям клиентов или определенным требованиям к соответствию либо предоставляют уникальные возможности, доступные только в OneDrive. Полный список функций, доступных в рамках тарифных планов OneDrive, см. в статье Microsoft OneDrive.

Примечание

Сведения в этом разделе приведены только с целью ознакомления и не требуются для установки и использования OneDrive.

Файлы из OneDrive по запросу

Функция «Файлы из OneDrive по запросу» дает пользователям возможность просматривать и искать файлы, хранящиеся в OneDrive, а также взаимодействовать с ними в проводнике, не загружая их на свои устройства. Эта функция обеспечивает безукоризненный внешний вид и функции OneDrive и локальных файлов, не занимая место на локальном жестком диске. Как показано на снимке экрана ниже, файлы, которые не были скачаны, имеют значок облака. Файлы, которые были скачаны, обозначаются зеленой галочкой.

По умолчанию файлы загружаются только в том случае, если вам нужен доступ к ним. Если же вы планируете использовать файл, не подключаясь к Интернету, просто щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Всегда хранить на этом устройстве. И наоборот: если вы хотите освободить место на устройстве и удалить скачанную копию файла, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Освободить место. На снимке экрана ниже показано контекстное меню для файлов OneDrive на устройстве с Windows.

Дополнительные сведения о файлах OneDrive по запросу см. в статье Подробнее о файлах OneDrive по запросу.

Современные вложения

Благодаря интеграции OneDrive с Microsoft Outlook можно легко делиться файлами OneDrive, которые отображаются как вложения электронной почты. Эта функция обеспечивает привычный общий доступ и позволяет централизовать хранение вложений в OneDrive. Это позволяет всем пользователям сотрудничать в одном файле вместо отправки различных версий в электронной почте. Кроме того, можно настроить разрешения общего доступа к файлам непосредственно в клиенте Outlook.

Чтобы уменьшить вероятность путаницы, когда пользователи решают добавить копию вместо ссылки на вложенные файлы OneDrive, можно задать поведение по умолчанию для клиента Outlook, как показано в статье Управление состоянием вложения по умолчанию при вложении файлов из облака в Outlook 2016.

Восстановление файлов

Функция восстановления файлов OneDrive позволяет пользователям восстановить файлы за последние 30 дней. Чтобы выбрать нужное время восстановления, на гистограмме в OneDrive отображаются действия с файлами. Просто выберите элемент истории файлов, до которого вы хотите выполнить восстановление, и все изменения после этой точки восстановления будут отменены.

Кроме того, так как в гистограмме показаны отдельные действия в файле, эту функцию можно быстро просмотреть историю изменений файлов. Дополнительные сведения об этой функции см. в статье Восстановление OneDrive.

Корзина

OneDrive имеет корзину наподобие доступной на компьютере с Windows. Удаленные файлы перемещаются в корзину и хранятся установленное время, после чего окончательно удаляются. Для рабочей или учебной учетной записи удаленные файлы стираются окончательно через 93 дня, если не настроен иной период времени. Демонстрацию принципов работы корзины см. в статье Восстановление удаленных файлов и папок в OneDrive.

Перемещение известных папок

Функция «Перемещение известных папок» позволяет пользователям выбрать известные папки Windows, такие как «Рабочий стол», «Документы» и «Изображения», для автоматической синхронизации с OneDrive. Эту функцию можно добавить во время первоначальной установки приложения OneDrive или после его настройки. Она представляет собой простой вариант миграции, позволяющий пользователям добавить известные папки в существующий список синхронизированных папок. Дополнительные сведения об этой функции см. в статье Защита файлов путем сохранения их в OneDrive.