Как печатать этикетки с помощью word - вокруг-дом

Каких размеров бывают конверты

Наверное, вы хорошо осведомлены, как выглядит почтовый конверт для отправки по России. Это прямоугольный бумажный пакетик небольшого формата. Он имеет множество вариаций. Именно поэтому в него вы можете положить разные по формату документы.

Вам известен примерный размер конвертов для писем. Обычно он составляет 110 миллиметров в высоту и 220 миллиметров в ширину. Однако размеры могут быть разными: от маленьких до крупных, предназначенных для отправки документов большого формата. Именно поэтому стандартные размеры конвертов различаются по типу документации, которую предстоит отправить.

Существует несколько размеров:

110х220;
162х229;
229х324;
360х460;
250х353;
330х410.

Конвертами вы можете воспользоваться, если отправляете важные документы в другой город. Например, абитуриент может доставить оригинал аттестата в ВУЗ по почте, воспользовавшись таким способом отправки.

Готовые типовые шаблоны для этикеток А4.

Для тех, кто не хочет тратить свое время и создавать макет этикеток в Word или может, у кого-то не получилось это сделать, мы прилагаем большой пакет шаблонов этикеток для Word. Вы можете скачать их, абсолютно бесплатно.

Шаблон представляет собой непечатную сетку таблицы, в ячейки которой вставляется текст или изображение. Сетка соответствует высечкам на листе. При печати текст попадает на этикетку, при этом запечатывать можно не весь лист, а только нужное количество ячеек, а сам лист можно повторно использовать.

При больших наименованиях товара, ценники, штрих-кода можно распечатать прямо с программы .

Шаблоны этикеток для Word с прямыми углами (наклейки а4)

Кол-во ячеек	Размер ячейки	Шаблон (Word)
210 x 148.5
105 x 297
70 x 297
210 x 99
105 x 148.5
52.5 x 297
210 x 74.2
210 x 59.4

* Если вы обнаружили битую ссылку или отсутствующий файл шаблона этикеток выше, просьба написать об этом администрации сайта. Мы перезагрузим файл на наш сервер за 1 – 2 часа.

Как правильно заполнить индекс

Цифровое обозначение почтового отделения намного упрощает сортировку отправлений. Значимым является индекс получателя, поэтому он указывается в двух местах: под информацией об адресате и в нижнем левом углу.

На стандартных конвертах в этом месте имеется точечная разметка, по которой и пишутся цифры 5-значного кода. Именно по этому обозначению происходит автоматическая сортировка до прибытия письма на почтовое отделение получателя. Если таковое отсутствует, отправление перенаправляется на ручную отборку, что значительно увеличивает срок доставки.

Индекс отправителя пишется под его адресом – необходим в случае возврата письма.

Актуально! Как оформить и куда направить жалобу на почту

Типы и назначения буклетов, которые можно создавать в Word

Буклеты бывают разные – синие, белые, красные, а также имиджевые, рекламные и информационные (например, памятки с инструкцией). Но это деление условно.

Печатают буклеты обычно на листах А4, которые затем сгибают в нескольких местах в зависимости от способа верстки. Элементы на них чаще размещают в 3 полосы и разделяют последние двумя сгибами. Такой макет называется еврокнижка. Если вы создаете буклет в первый раз, выбирайте этот тип, так как его делать гораздо проще, чем остальные.

В Microsoft Word не слишком богатый функционал для создания буклетов. Эта программа подойдет тем, кому не нужен навороченный дизайн. Ведь в Ворде нет тех инструментов, которые есть в профессиональных графических редакторах, например, в Adobe Illustrator.

Тем не менее, здесь есть удобные шаблоны простого, но элегантного стиля. К тому же, они снабжены подсказками, где и что писать. В них можно настраивать фон страниц, добавлять изображения (логотип компании и не только), изменять вид картинок, выбирать шрифты для текста и т. д.

Есть в Ворде и возможность создания буклета с нуля. Но это более сложный вариант. Он подойдет для тех, кто уже освоил работу с шаблонами.

Использование слияния с конвертами в Microsoft Word

Если вы используете слияние писем в Word, вы можете использовать его для прямой печати на конвертах. Это позволяет сэкономить время — вместо того, чтобы добавлять каждый адрес вручную, Word автоматически вставит их в дизайн конверта.

Если у вас есть адреса, готовые для объединения писем, нажмите Рассылки> Начать слияние> Конверты.

в Параметры конверта коробки, выберите размер конверта из Конверт выпадающее меню. Вы также можете изменить шрифт, используемый для адресов доставки и возврата, щелкнув другой Шрифт параметры.

Нажмите ОК чтобы сохранить и вставить дизайн в Word, когда вы закончите.

Word изменит макет страницы в соответствии с параметрами печати конверта, добавив адреса на каждой странице. Если вас устраивает дизайн, нажмите Файл> Печать> Печать чтобы начать процесс печати.

Как печатать на конвертах в ворде?

Чтобы напечатать текст на конверте, вставьте конверт в принтер, как показано в поле Подача на вкладке Параметры печати диалогового окна Параметры конверта, щелкните Добавить в документ и нажмите кнопку Печать. Примечание: Если вы хотите напечатать только конверт, укажите страницу 1 в диалоговом окне «Печать».

Как подписать конверт для почты?

Как подписать конверт

Заполнение конверта начните с указания данных отправителя. В графе «От кого» укажите свое имя, фамилию и отчество. …
Для того, чтобы подписать конверт, также необходимо заполнить данные получателя. …
Далее необходимо заполнить поле кодового штампа, которое расположено в левой нижней части конверта.

Кому куда на конверте?

Адрес. Правильное написание адреса на конверте может сократить срок пересылки письма

Если вы обратите внимание на образец заполнения конверта, то сможете заметить, что адрес отправителя располагается в левом верхнем углу, а получателя — в правой нижней части конверта

Как настроить принтер для печати на конвертах?

Печать конверта выполняется следующим образом:

Загрузите конверт в принтер
Откройте окно настройки драйвера принтера.
Выберите тип носителя. …
Выберите размер бумаги. …
Задайте ориентацию. …
Выберите качество печати. …
Завершите настройку.

Как сделать конверт в Экселе?

Выберите Файл > Создать > Пустой документ. Выберите Рассылки > Конверты. В поле Адрес получателя введите Пример адреса для проверки того, как выглядят напечатанные конверты. В поле Обратный адрес введите свой обратный адрес.

Можно ли на почтовый конверт наклеить адрес?

Иногда, бывает, адрес неправильно напишу, а конверт жалко выбрасывать. … Насчет всего вышесказанного могу точно сказать, нет такого документа, в котором бы запрещалось наклеивать адрес или писать его каким-либо другим способом. А что не запрещено, то разрешено.

Как подписать конверт в Россию?

Полное имя получателя (в формате «Фамилия Имя Отчество») или название организации (краткое или полное) Название улицы, номер дома, номер квартиры Название населенного пункта Название района, области, края или республики

Как правильно подписать конверт?

Адрес отправителя письма указывается слева вверху, а получателя — справа внизу. Причём, сначала пишется фамилия, а в конце указывается почтовый индекс. Многие помнят, что раньше было наоборот, часто переспрашивают. Можно купить конверт с напечатанной маркой, который так и называется «конверт по Украине».

Как правильно подписать конверт в Беларусь?

Правила правильного подписания конверта по Беларуси

полное наименование юридического лица или Ф. …
название улицы, номер дома и корпуса, если есть, а также номер квартиры;
далее без почтового отделения указывается название населенного пункта сельского типа;
почтовый индекс;

Можно ли печатать на конвертах на принтере?

Как правильно заполнить конверт в армию?

Две строки вмещают фамилия, имя, отчество, а ниже указывается адрес того, кому письмо направлено. Индекс указывается в двух местах: в отдельном окне, находящемся под адресом, и в левом нижнем углу в отдельном поле.

Что входит в адрес?

В адресе указывают: Полное имя получателя или название организации (или банковские реквизиты для почтовых переводов) Название улицы, номер дома, номер квартиры Название населённого пункта

Как печатать на бумаге произвольных размеров?

Откройте диалоговое окно «Настройка печати». …
На вкладке «Расположение» или «Бумага и качество печати» нажмите кнопку «Дополнительно». …
В параметре «Бумага/Вывод» — «Размер бумаги» выберите зарегистрированный особый размер бумаги.
Нажмите кнопку «OK» в диалоговом окне «Дополнительные возможности».

Сколько марок клеить на конверт?

Cтоимости простого письма: Первые 20г должны оплачиваться по тарифу 24 рубля, а каждые последующие + 3 рубля. Исключение составляют маркированные конверты с литерой А, для них на первые 20г клеить марок не требуется. Для первых, доклеивание марок не требуется, а для вторых необходимо доклеить марок на сумму 32 рублей.

Отключение значка буфера обмена (Microsoft Word)

Часто, когда Стив пишет документ Word, он видит значок буфера обмена и лист бумаги. Обычно он появляется справа от редактирования.Если он щелкнет значок, появится три или четыре варианта. Стив находит этот значок очень раздражающим, поскольку он часто закрывает слово, над которым он работает, и он не может от него избавиться. Стив никогда не использует этот значок и задается вопросом, есть ли способ отключить эту «функцию», чтобы значок никогда не появлялся.

Значок, который имеет в виду Стив, скорее всего, является окном «Параметры вставки», так как на нем отображается небольшой буфер обмена. Поле «Параметры вставки» появляется, когда вы вставляете что-либо в документ, справа от того, что вы вставили.(См. Рисунок 1.)

Рисунок 1. Окно «Параметры вставки».

Значок сводит некоторых людей с ума, но (хотите верьте, хотите нет) на самом деле он может быть весьма полезным. Например, если вы вставляете информацию, скопированную из другого документа, и не хотите переносить форматирование в текущий документ, в раскрывающемся списке есть вариант для этого типа вставки.

Также следует иметь в виду, что вы можете избавиться от окна параметров вставки, сразу же нажав клавишу Esc после его появления.(Некоторые люди думают, что вам нужно сделать какое-то другое редактирование, чтобы оно исчезло; это не так — простое нажатие Esc должно помочь.)

Если вы хотите избавиться от него, вы можете настроить Word так, чтобы он не отображался. Выполните следующие действия:

Отобразить диалоговое окно «Параметры Word». (В Word 2007 нажмите кнопку «Office», а затем — «Параметры Word». В Word 2010 и более поздних версиях откройте вкладку «Файл» на ленте и нажмите кнопку «Параметры».)
В левой части диалогового окна щелкните «Дополнительно».
Прокрутите доступные параметры, пока не дойдете до раздела Вырезать, Копировать и Вставить. (См. Рисунок 2.)

Рисунок 2. Раздел «Вырезать, скопировать и вставить» диалогового окна «Параметры Word».

Снимите флажок «Показать кнопку параметров вставки» (Word 2007) или «Показать кнопку параметров вставки при вставке содержимого» (более поздние версии Word).
Нажмите ОК.

Окно «Параметры вставки» больше не должно появляться при копировании и вставке информации в системе.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word. (Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (13446) применим к Microsoft Word 2007, 2010, 2013 и 2016.

Автор Биография

Аллен Вятт — всемирно признанный автор, автор более чем 50 научно-популярных книг и многочисленных журнальных статей.Он является президентом Sharon Parq Associates, компании, предоставляющей компьютерные и издательские услуги. Узнать больше о Allen .

Добавление номера телефона в документ

Один из способов обозначить свою ответственность за документ — это добавить к нему свой номер телефона. Добавлять не нужно .

Открой для себя больше

Как навсегда избавиться от «Мои картинки» и «Моя музыка»

Избавление от ненужных папок в Windows.

Открой для себя больше

Общие сведения о щелчке и вводе

Функция «Щелкни и напечатай» в Word позволяет использовать мышь, чтобы щелкнуть где-нибудь на пустой странице, а затем начать печатать. .

Открой для себя больше .

Проверка параметров печати

Перед тем, как печатать партию конвертов, можно проверить, правильно ли заданы параметры принтера.

На вкладке Рассылки в группе Создать щелкните Конверты.

Выберите команду Параметры и перейдите на вкладку Параметры конверта.

В поле Размер конверта выберите подходящий размер конверта. Если ни один из размеров вам не подходит, прокрутите список до самого конца, щелкните пункт Нестандартный размер и в полях Ширина и Высота введите размеры конверта.

Откройте вкладку Параметры печати.

Драйвер принтера указывает приложению Word, каким образом конверт следует помещать в принтер, и эта информация отображается на вкладке Параметры печати диалогового окна Параметры конверта.

1. Способ подачи определяет положение конверта (справа, посередине, слева) и сторону (длинная или короткая), которой он должен подаваться в принтер.

2. Конверт может располагаться лицевой стороной вверх или вниз. Лицевой стороной называется та сторона, на которой печатается адрес.

3. Даже если конверт подается сначала короткой стороной, не исключена возможность, что его потребуется перевернуть, чтобы текст не оказался напечатанным на лицевой стороне вверх ногами.

На рисунке снизу конверт расположен справа, лицевой стороной вниз, отворотом вверх и подается в принтер короткой стороной в соответствии с параметрами показанного выше диалогового окна.

Загрузите конверт, как указано в диалоговом окне.

Нажмите кнопку ОК.

Для проверки введите произвольный текст в поле Адрес получателя, а затем, чтобы напечатать текст на конверте, нажмите кнопку Печать.

Убедитесь, что конверт распечатан правильно.

Если печать была выполнена некорректно, сделайте следующее:

Чтобы разобраться, как конверты должны вставляться в принтер, ознакомьтесь с прилагаемой к нему документацией.

Обновите драйвер принтера.

Вернитесь на вкладку Параметры печати диалогового окна Параметры конверта и откорректируйте параметры печати. Снова напечатайте текст на конверте. Повторяйте этот процесс до тех пор, пока не определите нужную конфигурацию параметров печати.

Как включить и отключить линейку в Microsoft Word

Обновлено: 06.03.2020, Computer Hope

Чтобы включить или отключить вертикальную и горизонтальную линейку в Microsoft Word, щелкните ссылку ниже. В зависимости от имеющейся у вас версии Microsoft Word, как это сделать.

Горизонтальная линейка отображается под меню или полосой ленты, а вертикальная линейка отображается в левой части окна программы Word.

Microsoft Word 2007 и 2010

Microsoft Word 2007 и 2010 используют ленту вместо меню файла. Включение и отключение линейки выполняется одним из следующих способов.

Щелкните значок View Ruler , который находится в верхней части правой вертикальной полосы прокрутки, как показано на рисунке.

Вы также можете щелкнуть вкладку View и установить флажок для линейки .

Предыдущие версии Word, OpenOffice и других текстовых процессоров

Щелкните раскрывающееся меню View в верхней части Word.
Отметьте Линейка , чтобы включить линейку, или снимите отметку Линейка , чтобы отключить линейку.

Наконечник

Возможно, вам придется щелкнуть нижние шевроны, если вы не видите параметр «Линейка».

Создание линии для бланков и других деловых документов

Необходимость писать поверх строки наиболее актуальна именно для бланков и других документов подобного типа. Существует, как минимум, два метода, с помощью которых можно добавить горизонтальную линию и разместить непосредственно над ней требуемый текст. О каждом из этих методов по порядку.

Применение линии для абзаца

Этот метод особенно удобен для тех случаев, когда вам необходимо добавить надпись поверх сплошной линии.

1. Установите указатель курсора в том месте документа, где нужно добавить линию.

2. Во вкладке «Главная» в группе «Абзац» нажмите на кнопку «Границы» и выберете в ее выпадающем меню параметр «Границы и заливка».

3. В открывшемся окне во вкладке «Граница» выберите подходящий стиль линии в разделе «Тип».

4. В разделе «Образец» выберите шаблон, на котором указана нижняя граница.

5. Нажмите «ОК», в выбранном вами месте будет добавлена горизонтальная линия, поверх которой вы сможете написать любой текст.

Недостаток данного метода заключается в том, что линия будет занимать всю строку, от ее левого до правого края. Если этот метод вам не подходит, перейдем к следующему.

Применение таблиц с невидимыми границами

Мы очень много писали о работе с таблицами в MS Word, в том числе и о скрытии/отображении границ их ячеек. Собственно, именно этот навык и поможет нам создать подходящие линии для бланков любого размера и количества, поверх которых можно будет писать.

Итак, нам с вами предстоит создать простую таблицу с невидимыми левыми, правыми и верхними границами, но видимыми нижними. При этом, нижние границы будут видимыми лишь в тех местах (ячейках), где требуется добавить надпись поверх линии. Там же, где будет находиться пояснительный текст, границы отображаться не будут.

Введите пояснительный текст в нужные ячейки, те же, в которых нужно будет писать поверх линии, на данном этапе можно оставить пустыми.

Совет: Если ширина или высота столбцов или строк в таблице будет изменяться по ходу написания вами текста, выполните следующие действия:

кликните правой кнопкой мышки по плюсику, расположенному в левом верхнем углу таблицы;
выберите «Выровнять ширину столбцов» или «Выровнять высоту строк», в зависимости от того, что вам нужно.

Теперь нужно поочередно пройтись по каждой ячейке и скрыть в ней либо все границы (пояснительный текст) либо оставить нижнюю границу (место для текста «поверх линии»).

Для каждой отдельной ячейки выполните следующие действия: 1. Выделите ячейку с помощью мышки, кликнув по ее левой границе.

2. Нажмите кнопку «Граница», расположенную в группе «Абзац» на панели быстрого доступа.

3. В выпадающем меню этой кнопки выберите подходящий параметр:

нет границы;
верхняя граница (оставляет видимой нижнюю).

4. В результате, когда вы пройдетесь по всем ячейкам, у вас получится красивая форма для бланка, которую можно сохранить в качестве шаблона. При ее заполнении лично вами или любым другим пользователем созданные линии смещаться не будут.

Для большего удобства использования созданной вами формы с линиями можно включить отображение сетки:

нажмите кнопку «Граница»;
выберите параметр «Отобразить сетку».

Рисование линий

Существует еще один метод, с помощью которого можно добавить в текстовый документ горизонтальную линию и писать поверх нее. Для этого следует воспользоваться инструментами из вкладки «Вставка», а именно кнопкой «Фигуры», в меню которой и можно выбрать подходящую линию. Более подробно о том, как это сделать, вы можете узнать из нашей статьи.

Совет: Для рисования горизонтально ровной линии во время ее проведения удерживайте зажатой клавишу «SHIFT».

Преимущество данного метода заключается в том, что с его помощью можно провести линию над уже имеющимся текстом, в любом произвольном месте документа, задав любые размеры и внешний вид. Недостаток рисованной линии заключается в том, что далеко не всегда ее можно гармонично вписать в документ.

Удаление линии

Если по каким-то причинам вам нужно удалить линию в документе, сделать это поможет вам наша инструкция.

На этом можно смело закончить, ведь в данной статье мы рассмотрели все методы, с помощью которых в MS Word можно писать поверх линии или же создать в документе область для заполнения с горизонтальной линией, поверх которой будет добавлен текст, но в дальнейшем.

Как создавать письма слияния

В Microsoft Word есть мастер, который проведет вас через создание писем для слияния. Мастер запросит письмо, которое вы хотите использовать, и получателей письма по пути, поэтому убедитесь, что у вас есть список получателей, готовый для вставки. Если вы этого не сделаете, вы всегда можете добавить список получателей вручную.

Откройте документ Word и напечатайте свое сообщение. Оставьте персонализированные элементы (например, заголовок, имя, город и т. Д.). На данный момент вы можете просто оставить пустое место, где вы хотите вставить эти элементы, например:

Когда ваш шаблон будет готов, выберите Рассылки> Начать слияние> Пошаговый мастер слияния почты на верхней ленте.

Новая панель появится вдоль правой границы окна MS Word. Это мастер, который проведет вас через весь процесс. В качестве первого шага вам нужно выбрать тип документа, над которым вы работаете. Выберите Буквы и выберите Далее: Начальный документ.

Вам нужно будет выбрать документ, который вы хотите использовать для слияния в следующем.Если вы уже ввели какое-то содержание для своего письма, выберите «Использовать текущий документ».Если вы хотите использовать готовый шаблон, выберите «Начать с шаблона». Когда вы выбрали начальный документ, нажмите Выбрать получателей.

Следующим шагом будет выбор получателей. Предполагая, что у вас есть лист Excel, заполненный данными получателя, вы можете импортировать данные, выбрав опцию Использовать существующий файл и выбрав Обзор в следующем разделе.

С помощью проводника перейдите к листу со списком получателей, выберите лист и нажмите «Открыть».

Когда вы выберете лист, вы увидите окно «Выбрать таблицу». Выберите соответствующую таблицу (ы). Обязательно установите флажок рядом с текстом Первая строка данных содержит заголовки столбцов, если это верно для ваших данных, и нажмите ОК.

Затем вы увидите список получателей, которых Word будет использовать при слиянии. Если все в порядке, нажмите ОК.

Когда вы добавили лист Excel, выберите Далее: напишите письмо.

Теперь вы готовы добавить в свое письмо заполнители. Наведите курсор на то место, где вы хотите добавить заполнитель, и выберите «Другие элементы» на панели слияния.

Откроется диалоговое окно «Вставить поле слияния», в котором вы можете выбрать соответствующий заполнитель и выбрать «Вставить», чтобы добавить его в свое письмо.

Когда вы вставили все поля слияния, выберите «Далее: предварительный просмотр писем».

Это покажет вам предварительный просмотр всех писем, созданных с помощью слияния. Вы можете использовать кнопки со стрелками на панели слияния для переключения предварительного просмотра писем.

Выберите Далее: Завершить слияние. На следующем шаге выберите либо «Печать» (если вы хотите напечатать все буквы), либо «Редактировать отдельные буквы»> «Все» (если вы собираетесь объединить буквы в один документ).

СОЗДАНИЕ МАКЕТА В WORD | Самоклеящаяся бумага, печать этикеток, термотрансферные принтеры

Создание макета для самоклеющейся бумаги в MS WORD

Очень часто наши клиенты при покупке самоклеющейся бумаги задают вопрос, как можно сделать макет. В этой связи мы решили разработать пошаговую инструкцию.

Самое важное — это купить самоклеющуюся бумагу Planet

2. Открываем MS WORD и выбираем вкладку «Рассылки»

3. В открывшейся вкладке выбираем пункт «Наклейки». Данный пункт специально создан для работы с самоклеющейся бумагой.

— если у вас будет одинаковая информация на всех наклейках, то можно предварительно напечатать текст, который вы бы хотели видеть на самоклеющейся бумаге. Выделить данный текст и нажать на кнопку «наклейки»

4. В появившемся окошке выбираем «Параметры»

5. В параметрах наклейки в пункте «Поставщик наклеек» выбираем Planet

6. В пункте «ТИП» выбираем артикул который указан на коробке самоклеющейся бумаги PLANET он начинается с букв UT, PL, UTBP потом идут цифры, которые нам и нужны. Если у вас стоит более ранняя версия WORD, то в данном пункте цифр нет, а будет список с такими вот названиями «White labels in box». Но отчаиваться не стоит, т.к. справа от «Тип» мы можем увидеть данные о высоте, ширине и размере наклеек, которые так же указаны на пачках самоклеющейся бумаги Planet. Мы просто ищем необходимый нам размер или артикул и жмем «ОК»

7. В появившемся окошке кликаем «Создать»

8. Итак, у вас есть лист уже с необходимой разметкой. И тут мы печатаем необходимый текст.

— Если вы выделили предварительно текст в пункте 3, то вы получите следующую картинку.

Мы вас поздравляем, у вас все получилось.

Виды конвертов по типу клеевого слоя

Существует всего 2 вида клеевого слоя:

Самоклеящийся.
Смачиваемый.

С самоклеящимся слоем вы хорошо знакомы: его достаточно прислонить к липкой стороне, чтобы запечатать документ, который вам нужно отправить. У этого вида есть один минус – слой может отклеиться во время доставки письма.

Смачиваемый слой имеет еще одно название – «Декстрин». Этот вид более прочный, чем самоклеящийся. Если вы хотите, чтобы ваше письмо дошло до адресата в целости и сохранности, выбирайте этот вариант.

Советы, как запечатать письмо:

Проведите языком по контуру или потяните за кончик липкой стороны.
Опустите часть, которая загибается.
Проведите пальцем по ее краю.

ВХОДЯЩИЕ КОНВЕРТЫ

Ответ на вопрос, в каких случаях следует оставлять в организации конверты входящей корреспонденции, дан в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76):

Таким образом, хранение конвертов оправдано, если:

а) получателю письма важны даты на почтовых штемпелях, которые проставляются в день отправки письма и в день поступления его в почтовое отделение;

б) адрес отправителя указан только на конверте, то есть отправитель не удосужился написать сопроводительное письмо к своим документам, а из присланного пакета не понятно, на какой адрес высылать ответ.

Когда конверты могут пригодиться…

Случаев, когда конверты играют важную роль, множество:

В некоторых организациях конверты к письмам прикладывают в качестве дополнительного доказательства того, что документ был получен. Это точно лишнее.

Во-первых, если документ уже в организации, то никаких дополнительных доказательств его отправления и получения не требуется: он сам по себе лучшее тому подтверждение.

Во-вторых, конверт даже со всеми штампами – доказательство малоубедительное. Кто поручится, что в этом конверте пришло именно письмо № 1234, а не, например, поздравительная открытка? А если организации состоят в постоянной переписке друг с другом, то уследить за тем, какой конверт соответствует «своему» письму, и вовсе невозможно.

Алгоритм работы с конвертами

Шаг 1: вскрыв конверт, откладываем его в сторону, но не выбрасываем.

Шаг 2: проводим первичное рассмотрение поступившего письма. Это обычная процедура. Удостоверяемся, что:

1) письмо адресовано нам;

2) все заявленные в нем приложения в наличии (эти два действия обязательны при первичном рассмотрении входящей почты, но к конвертам не относятся);

3) в письме нет сроков, которые истекают в ближайшие дни или уже пропущены;

4) присутствует обратный адрес.

Шаг 3: если первичное рассмотрение не выявило никаких проблем, выбрасываем конверт и переходим к следующему письму, начиная с Шага 1.

Шаг 4: если адрес отправителя можно установить только по конверту, прикалываем его к письму, но не скрепкой, а степлером.

Шаг 5: если в письме обнаружились «проблемные» сроки, изучаем почтовые штемпели.

Скорее всего, обнаружится, что или письмо было отправлено поздно, как в приведенном выше примере, или оно «гуляло» где-то намного дольше, чем того требуют почтовые регламенты. В этом случае тоже подкалываем конверт к письму. Для руководителя, который будет читать его и выносить резолюцию, можно написать записку на стикере, например такую:

Как правило, руководители с пониманием относятся к таким сообщениям на представляемой к рассмотрению корреспонденции.

Порядок хранения конвертов

Если конверт все же решено хранить, то делается это на общих основаниях.

Конверт – такой же документ, как и все остальные, и никаких исключений для себя не требует.

Пока письмо в работе, приколотый степлером конверт проходит весь маршрут входящего письма вместе с ним. После завершения в делопроизводстве письмо помещается в дело также вместе с конвертом.

Спустя положенное время дело направляется на хранение. Большинство писем хранятся 5 лет, и специального оформления на хранение не требуют: в деле просто наводится порядок (письма располагаются по принципу «запрос-ответ», выстраиваются по алфавиту или хронологически и т.д.), и положенный срок дело хранится в папках-регистраторах.

Однако есть письма, хранить которые полагается 10, 15 лет и даже постоянно. Такие документы подлежат полному оформлению на хранение. Из дела будут сформированы тома.

Что касается конвертов, то придется изучить письма, к которым они относятся.