Массовая рассылка в outlook

Как отправить письмом отформатированный текст?

Механизм, используемый для автоматической рассылки писем, позволяет отправлять только неотформатированный текст, то есть, если в ячейках Excel для рассылки приготовлен текст, имеющий переносы строк, измененные цвета и размеры шрифтов, отступы и так далее, то при автоматическом формировании писем все эти настройки формата текста игнорируются. Тем не менее, осуществить отправку отформатированного текста все-таки можно, для этого в тексте писем достаточно использовать html-тэги, например, для переноса строки — тэг br, заключенный в угловые скобки <>, а для того чтобы сделать текст жирным — тэги b и /b, также в угловых скобках каждый. Разобраться достаточно просто.

Как отправить письма с разных адресов?

В приложении Outlook может быть настроено несколько учетных записей, при этом отправка писем ведется с того адреса, который используется по умолчанию. Если необходимо сделать так, чтобы рассылка велась с другого адреса, можно написать этот адрес в ячейках столбца на листе Excel и в поле «Учетные записи» диалогового окна надстройки выделить эти ячейки. Более того, можно отправлять письма с разных аккаунтов (все они должны быть настроены в Outlook). Для этого на рабочем листе Excel создается список учетных записей, с которых будет вестись рассылка и диапазон ячеек этого списка указывается в поле «Учетные записи».

Как отправлять более 5 000 писем в день

Если вы шлёте рассылки с коммерческой целью или в вашей компании больше 5 000 человек (ого-го!), для отправки писем нужно регистрироваться в сервисе рассылок. Это приложение, в котором есть все инструменты для отправки массовых рассылок: сбора базы подписчиков, работы с контактами, вёрстки красивых писем и их отправки по заданным сценариям. Рассказываю подробнее об этих инструментах.

Вёрстка писем без знания кода

Чтобы собрать письмо в сервисе рассылок, не нужно знать HTML и CSS. Можно взять готовый шаблон или собрать макет с нуля в блочном редакторе. Ничего сложного: перетаскиваем нужный блок и настраиваем его, как нам нужно. Письмо автоматически подстроится под разные устройства — оно будет одинаково хорошо выглядеть и на компьютере, и на смартфоне.

Так работает блочный редактор UniSender

Отправка рассылок в нужное время

Для каждой рассылки можно задать день и время, когда она уйдёт пользователям. Более того, сообщения можно объединять в цепочки — письма будут идти одно за одним через заданные промежутки времени. Отдельные письма и цепочки могут уходить в ответ на какие-либо действия подписчиков. Например человек зарегистрировался на сайте — мы отправили ему приветственное письмо, оставил товары в корзине — мы напомнили ему об этом.

Конструкторы форм подписки, всплывающих форм и страниц отписки

В сервисах рассылки много других полезных инструментов:

• Конструкторы форм подписки. Можно вручную сделать статическую или всплывающую форму на сайт. Знать вёрстку не нужно.
• Аналитика рассылок. Оценивайте эффективность ваших писем: сколько людей их открывает, кто переходит на сайт, какой суммарный доход.
• A/B-тесты. Проверяйте гипотезы, чтобы понять какие элементы письма работают лучше.
• Интеграции. Подключайте CMS и CRM-системы, средства для аналитики, дизайна и создания лендингов. В UniSender есть более 45 готовых интеграций, все остальные приложения можно подключить по API.
• Другие каналы. В сервисах рассылки часто есть доступ к другим маркетинговым каналам: SMS, Viber-сообщениям, push-уведомлениям. Включайте их в свою стратегию, чтобы увеличить эффективность рекламы.

В UniSender можно бесплатно отправлять до 1500 писем на 100 контактов. При этом доступны абсолютно все функции сервиса. Ни на что не намекаем, но вот тут можно за минуту зарегистрироваться, а ещё через 15 минут — отправить своё первое письмо.

Как повторно подключить файлы PST

Точные шаги зависят от вашей версии почтового клиента.. При использовании 2007 версия, следуйте этой последовательности, чтобы предотвратить дублирование сообщений в Outlook.

1. Перейдите в меню ‘Файл».
2. Оттуда, откройте файл данных Outlook.
3. Теперь, снова перенести все полученные сообщения в этот файл.
4. Закройте почтовый клиент.
5. Перейдите в панель управления.
6. Найдите файлы данных с помощью ‘Почта»- «Учетные записи электронной почты».
7. Выберите предыдущий файл данных.
8. Назначьте ему статус по умолчанию.
9. Выберите новый файл данных.
10. Убери это.

Эти шаги устраняют проблему дублирования, но они не стирают старый файл. Если вы хотите почистить машину, начните с определения пути к его местоположению через Настройки. Сюда, вы можете удалить это физически.

Более поздние версии

У этих редакций есть важное преимущество — память ранее загруженных сообщений.. Это возможно, потому что знания содержатся в самом файле данных.

таким образом, во время настройки, вам нужно только установить существующий файл данных в качестве местоположения по умолчанию, вместо того, чтобы позволить системе генерировать чистый.

Учетные записи, настройки которых были получены через AutoDiscover, отличаются. Пользователь может выбрать ручную настройку. Эта опция вызывает экран, на котором отображаются настройки учетной записи.. Раздел под названием «Доставить новое сообщение’ позволяет выбрать предыдущий файл данных.

Что делать, если учетная запись уже настроена? Вы по-прежнему можете назначить правильное место для доставки по умолчанию. Для этого:

1. Направляйтесь в «Файл».
2. Идти к ‘Настройки аккаунта’ от ‘Настройки аккаунта».
3. Выберите нужный аккаунт.
4. Нажмите «Смена папкиКнопка.
5. Выберите ‘Новый файл данных Outlook…».
6. Найдите старый файл.

Как изменить группу контактов в приложении Outlook для ПК

Теперь давайте отредактируем существующую группу контактов в настольной версии Outlook.

1. Запустите Outlook и щелкните значок Люди в нижнем левом углу.
2. Найдите и выберите группу, которую хотите отредактировать, в своем списке контактов.
3. На панели справа выберите Изменить. Это вернет вас туда, где вы можете управлять группой, добавляя и / или удаляя участников.

Независимо от того, используете ли вы онлайн-версию Outlook или настольное приложение, определенно стоит потратить несколько минут на создание списков рассылки Outlook, которые вы будете использовать неоднократно. Вы будете рады, что сделали.

Как создать контактную группу в настольном приложении Outlook

Создать группу контактов в настольной версии Outlook еще проще, чем в онлайн-версии.

1. Запустите Outlook и щелкните значок «Люди» в нижнем левом углу (где вы переключаетесь между электронной почтой, задачами, людьми и календарем).

1. Затем на панели инструментов выберите «Новая контактная группа». (Если ваша организация использует Microsoft 365, вы также можете увидеть кнопку «Новая группа». В наших целях мы будем использовать «Новая контактная группа» для упрощения групповой рассылки электронных писем.)

1. В появившемся окне «Контактная группа» дайте своей контактной группе имя, затем выберите «Добавить участников» и выберите, откуда вы хотите получить новых участников. Возможные варианты: «Из контактов Outlook», «Из адресной книги» или «Новый контакт электронной почты».

1. Один за другим ищите людей, которых хотите добавить в группу контактов. Убедитесь, что их запись выделена, и нажмите кнопку «Члены» (или дважды щелкните их запись), чтобы добавить их. Когда вы закончите, нажмите ОК.
2. Закройте окно и обязательно ответьте Да, если будет предложено сохранить изменения.
3. Теперь, когда вы отправляете новое электронное письмо, вы можете ввести имя группы контактов в поле Кому. Ваша контактная группа будет добавлена. При желании вы можете расширить список группы, и Outlook заменит список своими участниками. Однако будьте осторожны, вы не сможете снова свернуть список.

Группы контактов отображаются как записи в адресной книге Outlook, поэтому вы сможете найти их в этом алфавитном списке.

Отправьте одно электронное сообщение нескольким людям и сэкономьте время

Outlook использует группы контактов для хранения членов списка рассылки. После создания группы контактов и добавления контактов создайте одно сообщение электронной почты и направьте его в группу контактов. Таким образом, все в списке рассылки получают одно и то же сообщение, и вы экономите время.

Инструкции в этой статье применяются к Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 и Outlook для Office 365.

Как настроить список рассылки в Outlook

Чтобы создать группу контактов в Outlook, создайте список и выберите, где его хранить. Вот как:

1. Откройте Outlook.

2. Перейдите на вкладку Главная и выберите Новые элементы .

3. Выберите Дополнительные элементы > Группа контактов . Или нажмите Ctrl + Shift + L .

4. В окне Группа контактов поместите курсор в текстовое поле Имя и введите имя для списка рассылки.

   Чтобы отправить электронное письмо в список рассылки, введите имя списка в текстовое поле Кому окна нового сообщения.

5. Оставьте окно Контактная группа открытым.

Добавить участников в группу контактов Outlook

После создания и сохранения группы добавьте контакты в список рассылки.

Чтобы добавить контакты в группу контактов:

1. В окне Группа контактов перейдите на вкладку Группа контактов .

2. Выберите Добавить участников > Из контактов Outlook .

3. В диалоговом окне Выберите участников: контакты выберите контакт и выберите Участники , чтобы добавить этот контакт в список рассылки.

   Если контакт отсутствует в списке, выполните поиск контакта по имени или адресу электронной почты. Если вы по-прежнему не можете найти контакт, выберите стрелку раскрывающегося списка Адресная книга и выберите другой список.

4. Повторите шаг 3 для каждого из контактов, которые вы хотите добавить в список рассылки.

5. Выберите ОК .

6. В окне Группа контактов выберите Сохранить и закрыть .

Создать новый контакт в списке рассылки

Чтобы добавить получателей, которых нет в вашей адресной книге Outlook, в группу контактов:

1. Перейдите в Outlook Люди и дважды щелкните список рассылки.

2. В окне Группа контактов перейдите на вкладку Группа контактов и выберите Добавить участников > Новый контакт электронной почты . ,

3. В текстовом поле Отображаемое имя введите имя для контакта.

   Если вы не знаете имя контакта, введите его адрес электронной почты или введите псевдоним.

4. В текстовом поле Адрес электронной почты введите адрес электронной почты нового контакта.

5. Если вы не хотите добавлять нового участника в адресную книгу, снимите флажок Добавить в контакты .

6. Выберите OK .

7. В окне Группа контактов выберите Сохранить и закрыть , чтобы сохранить изменения в списке рассылки.

Как поделиться контактной группой в Outlook

Есть ли другие люди, которым было бы полезно, если бы у них был ваш список рассылки? Вместо того, чтобы создавать с нуля одну и ту же группу контактов, поделитесь с ними группой контактов. Это так же просто, как отправка вложения электронной почты.

Чтобы поделиться контактной группой:

1. Перейдите на страницу Outlook People .

2. Дважды щелкните группу рассылки, которой вы хотите поделиться.

3. В окне Группа контактов перейдите на вкладку Группа контактов и выберите Группа пересылки > В качестве контакта Outlook .

   Выберите В интернет-формате (vCard) , чтобы прикрепить текстовый файл, содержащий имена и адреса членов группы.

4. Отправьте сообщение человеку, которому вы хотите получить список рассылки.

5. Выберите Отправить .

Импортируйте контактную группу Outlook, которой вы поделились с вами по электронной почте

Если кто-то создал список рассылки в Outlook и отправил его вам по электронной почте в виде файла контактов Outlook, импортируйте список в свою адресную книгу и используйте как свой собственный.

1. Откройте сообщение, которое содержит прикрепленный файл контактов Outlook для группы.

2. Выберите стрелку раскрывающегося списка вложений.

3. Выберите Открыть .

4. В окне Группа контактов перейдите в Файл > Информация .

5. Выберите Переместить в папку > Копировать в папку .

6. В диалоговом окне Копировать элемент в выберите папку Контакты .

7. Выберите ОК .

8. С вашим списком рассылки на месте и готов, вы можете начать отправлять сообщения своим членам.

Если вы хотите больше контролировать свои списки рассылки, используйте категории контактов для формирования элегантных списков рассылки.

Правила, приводящие к дублированию электронной почты

Ваша почтовая система может вести себя странно из-за ‘Переместить в папку‘ правила. Это самая распространенная проблема. С положительной стороны, это довольно легко искоренить. Но сначала, давайте посмотрим, как это может привести к увеличению количества сообщений.

В основном, причина в том, что все правила, настроенные пользователем, будут применяться к каждому новому сообщению. Например, вы можете запрограммировать клиент, чтобы относить сообщения к специальной категории, или отметьте их для последующих действий. Рассмотрим следующий пример.

Представьте, что вы установили два разных правила. Оба указывают автоматическое перенаправление после получения сообщения.:

1. от Джон Смит — переместите его в ABC папка
2. с Подписка слово в теме — переместите его в ABC папка

Так, что будет если Джон Смит отправляет вам электронное письмо с заголовком «Проблемы с подпиской»? Оба правила будут применяться автоматически, что означает, что то же сообщение попадает в ABC папка дважды. Теперь, давай перейдем к решению.

Метод простой. Если это причина дублирования, просто добавь несколько слов к одному из правил. Печатать ‘прекратить обрабатывать больше правил«, и этого будет достаточно. Если первое правило содержит это действие, второе правило будет проигнорировано.

Что делать, если количество правил другое? Их нужно расположить в правильном порядке.. Это не ракетостроение, но имейте в виду, что изменения влияют на проверяемое сообщение.

Возможности надстройки

С этой надстройкой Вы сможете:

1. Отправлять на разные адреса электронной почты письма одинакового содержания и с одной темой;

* в ячейке для адреса получателя может быть указано несколько адресов электронной почты без пробелов, через знак-разделитель «;»  (при этом получатель письма будет видеть все эти адреса). 

2. отправлять на разные адреса электронной почты индивидуальные письма со своим содержанием и разными темами;

3. формировать электронные письма из Excel-таблиц путем выделения диапазонов, содержащих необходимую информацию; 

4. создавать персональные электронные письма, используя имена получателей в темах и/или в тексте писем (при выборе опций, использующих имена адресатов, поле для выбора диапазона с именами становится активным);

5. устанавливать паузу между отправкой писем;

6. вставлять html-файл в тело письма либо добавлять к тексту письма стандартную подпись, созданную в Outlook;

7. добавлять изображения (картинки) к письму, созданному на основе html-файла;

8. добавлять во вложения к письмам одинаковый набор файлов;

9. добавлять к каждому письму отдельное вложение;

10. отправлять письма из разных аккаунтов, используемых в Microsoft Outlook;

11. форматировать отправляемый текст при помощи html-тэгов прямо в ячейках;

12. одним кликом мыши вызывать диалоговое окно макроса прямо из панели инструментов Excel.

Внимание! При автоматизированной рассылке писем необходимо помнить о том, что:

1. При отправке сообщений при помощи макросов и надстроек может появляться окно подтверждения отправки для каждого письма (о том как избавиться от этого окна можно прочитать отдельно);

2. в некоторых почтовых сервисах, как платных так и бесплатных, действуют различные ограничения на отправку писем, например по количеству отправляемых писем в час или в сутки, по максимальному размеру отправляемых писем, по количеству писем, отправленных на несуществующие адреса и так далее. При несоблюдении таких ограничений Ваш почтовый ящик может быть заблокирован;

3. при использовании паузы между отправкой писем в этой надстройке, Excel будет заблокирован до полного окончания отправки писем.

Как создать группу контактов в Outlook в Windows

Откройте Outlook на компьютере Windows и подготовьтесь к созданию группы контактов.

1. Выбрать люди в левом нижнем углу окна Outlook.
2. Нажмите Новая контактная группа с ленты.
3. Дайте вашей группе имя.

Вы также можете выбрать Новые предметы > Больше предметов > Контактная группа от Главная вкладка меню.

Чтобы добавить контакты в свою группу, нажмите Добавить участников с ленты. Вы можете добавлять участников из контактов или адресной книги Outlook или создавать новые контакты.

Чтобы добавить участников из контактов или адресной книги Outlook, просто дважды щелкните их имя во всплывающем окне, и оно будет добавлено к члены площадь внизу. Когда вы закончите, нажмите Хорошо,

Для новых контактов введите имя, которое вы хотите отобразить для них в окне, введите их адрес электронной почты и нажмите Хорошо,

Когда вы закончите добавлять участников в группу, нажмите Сохранить и закрыть с ленты.

Не видите эти кнопки или заинтересованы в настройке вашей ленты? Вот как максимально использовать ленту и меню в Office 2016

Как оптимизировать интерфейс Office 2016 в виде ленты или меню

Как оптимизировать интерфейс Office 2016 в виде ленты или менюВы часто ищете пункты меню в Microsoft Office? Пришло время перестроить и настроить меню ленты для ваших личных потребностей. Вы будете удивлены, насколько это легко и просто!
Прочитайте больше
,

Формирование группы контактов

Интересуясь, как создать рассылку в Outlook, прежде всего, следует определиться, кому вы желаете или обязаны согласно своей должностной инструкции перенаправлять важные письма. Все эти пользователи, в большинстве случаев, уже внесены в список контактов Outlook, но с целью экономии времени их полезнее всего объединить в одну общую группу.

Составление списка

Сделать мгновенную рассылку, если заранее сформировать список деловых партнёров, совершенно несложно. По этой причине вашей первоначальной задачей является создание такого полезного для вас списка контактов, а для этого тщательно изучите рекомендации опытных пользователей, как создать список рассылки в Outlook.

Запустите почтовое приложение Outlook, в нижней части окна с левой стороны вы легко обнаружите меню «Контакты», кликните по нему.

Теперь на горизонтальной ленте меню найдите и нажмите кнопку «Создать группу контактов».

Почтовое приложение предложит вам указать имя создаваемой вами группы.

Имя вы можете придумать любое, только учтите, если вы намерены создать несколько групп для разных случаев, то название каждой должно быть таким, чтобы вы в спешке их ни в коем случае не перепутали, и не разослали письма не по назначению.

Когда имя вы придумали и уже вписали в строку, кликните по следующей кнопке «Добавить участников».

Почтовое приложение сразу же предложит вам несколько вариантов добавления пользователей, среди которых выберите первый вариант, ориентированный на добавление получателей сообщений из контактов самого приложения Outlook.

В открывшемся новом окне остаётся выделить нужные контакты, после чего нажать кнопку «Участники». Таким образом, вы сможете создать список всех тех, кому вы должны направлять определённую корреспонденцию.

Не забудьте в завершении формирования перечня контакта нажать на «OK», в противном случае в результате вашей забывчивости список не сохранится, вам придётся вновь проделать все эти манипуляции.

Указав членов группы, не забудьте сохранить изменения

Если же вы только начинаете работать в таком приложении, в адресной книге Outlook у вас не будет значиться ни один электронный адрес, вам придётся при создании перечня партнёров вводить эти адреса вручную. Не поленитесь и потратьте время один раз, а в следующий раз вы уже сможете оценить пользу проделанных вами манипуляций.

Как разослать корреспонденцию

После того как вам удалось сформировать список всех получателей, с которыми приходится ежедневно поддерживать плотный контакт через почтовый ресурс, остаётся вникнуть, как сделать рассылку в Outlook созданной группе.

В этом также нет ничего сложного, вы очень быстро всё освоите и с первого раза запомните.

Создайте новое сообщение или откройте письмо, которое необходимо отослать всем указанным вами ранее партнёрам. В поле «Кому» просто введите имя, которое вы сами придумали для группы. Все электронные адреса всех партнёров будут добавлены автоматически. Вы их не будете видеть, поскольку в адресной строке будет отображаться только имя группы.

Впишите первые символы из названия – и группа будет предложена автоматически

Чтобы письмо ушло по назначению, нажмите «Отправить», все участники мгновенно получат сообщение от вас.

Может случиться и так, что вам потребуется перенаправить корреспонденцию этим участникам, но за исключением нескольких.

В этом случае первоначально всё сделайте, как описано выше, а после того, как в адресной строке уже будет указано имя группы, обратите внимание на рядом находящийся небольшой плюсик. Нажмите на этот плюсик, сразу после этого раскроется весь перечень получателей

Если требуется кого-то удалить в связи с тем, что он не нуждается в этом конкретном письме, уберите его из контактов получателей и сразу отправляйте письмо

Нажмите на этот плюсик, сразу после этого раскроется весь перечень получателей. Если требуется кого-то удалить в связи с тем, что он не нуждается в этом конкретном письме, уберите его из контактов получателей и сразу отправляйте письмо.

Нажмите на плюсик, чтобы открыть полный список получателей

Как видите, ничего сложного нет ни при создании списка группы, ни при непосредственном перенаправлении корреспонденции нет. Outlook — отличное почтовое приложение, которое таит в себе массу удивительных возможностей, облегчающих выполнение задач, поэтому познавайте его и облегчайте свой труд, повышая одновременно результативность.

Как настроить список рассылки в Outlook

Чтобы настроить контактную группу в Outlook для электронной почты списка:

1. Убедитесь, что Главная лента активна и расширяется в Outlook.
2. НажмитеНовые предметы.
3. ВыбратьБольше элементов > Контактная группа из появившегося меню.
   1. подсказки: Вы также можете нажать Ctrl + Shift + L,.
   2. В Outlookлюди раздел, щелкнитеНовая контактная группа или жеНовые предметы > Контактная группа вГлавная ленты.
4. Введите имя списка рассылки вНазвание:.
   1. Имя списка — это то, что вы будете использовать для адресации сообщений в списке.
5. НажмитеСохранить и закрыть вКонтактная группа ленты.
   1. СоветКонечно, вы можете добавить участников в новую группу; см. ниже.

Отправка списка рассылки

1. Откройте новое сообщение.
2. Щелкните в области текста сообщения.
3. Выполните одно из следующих действий:
   • если в качестве редактора сообщений электронной почты используется Microsoft Word, перетащите список рассылки из раздела Контакты в сообщение;
   • если в качестве редактора сообщений электронной почты используется Microsoft Outlook, выберите в меню Вставка команду Документ.
4. В списке Папки щелкните папку, содержащую список рассылки, который требуется отправить. Списки рассылки по умолчанию сохраняются в папке «Контакты».
5. В списке Элементы щелкните список рассылки, который требуется отправить, и нажмите кнопку «OK».
6. Отправьте сообщение.

Если требуется отправить список рассылки, содержащий членов глобального списка адресов (Глобальный список адресов – это адресная книга, содержащая адреса электронной почты всех пользователей, групп и списков рассылки в организации. Эту адресную книгу создает и обслуживает администратор. В нее также могут быть включены адреса электронной почты общих папок.), убедитесь, что получатель этого списка рассылки использует тот же глобальный список адресов.

Отображение имен в списке рассылки

Чтобы просмотреть имена членов списка рассылки перед отправкой сообщения, выполните следующие действия.

1. Если создается новое сообщение, нажмите кнопку «Кому».
2. В списке Источник адресов выберите адресную книгу, содержащую список рассылки, о котором необходимо получить сведения.
3. В поле «Введите или выберите имя» введите имя списка рассылки. В этом списке щелкните на нужном имени.
4. Последовательно нажмите кнопки «Дополнительно» и «Свойства».

Для обновления адресов в списке рассылки, нужно открыть список рассылки в папке «Контакты» (списки рассылки помечаются значком ), и щелкните на кнопке «Обновить». Если вам понадобиться переместить список рассылки из сообщения в папку «Контакты» выполните следующие действия.

1. Откройте сообщение, содержащее список рассылки.
2. Щелкните вложенный список рассылки и перетащите его в папку «Контакты».