Автоматизируй это!

Для чего нужны программы для автоматизации действий на компьютере

Ежедневно каждый пользователь совершает множество рутинных операций – запускает антивирусы, архивирует данные, скачивает файлы, смотрит свою почту и т. д. Это еще не самый большой список постоянно повторяющейся работы.

А как насчет тех, кто постоянно рассылает множество сообщений, распечатывает документы, удаляет устаревшие файлы и проверяет свой жесткий диск?

Это довольно утомительное занятие, поэтому желательна максимальная автоматизация действий для постоянно повторяющихся процессов. Существует несколько программ, которые могут взять на себя эту функцию. С их помощью можно организовать не только вышеперечисленные действия, но также очищать системный реестр от ненужного хлама, постоянно обновлять данные и т. д.

Важная информация. Такие автоматизированные программы лучше запускать в ночные часы, когда компьютер и сеть не загружены, чтобы максимально эффективно разгрузить свое рабочее время.

Фронт борьбы с рутиной

Расхожая поговорка утверждает, что трудолюбивый человек будет заниматься монотонной, изматывающей работой изо дня в день всю свою жизнь, и только ленивый задумается о том, как сделать ту же работу гораздо быстрее и прикладывая к этому меньше усилий. Год назад Reddit всколыхнула история тестировщика одного из калифорнийских стартапов: автоматизировав свои ежедневные задачи, он развлекался в рабочее время и фактически не работал.

По словам анонима, первые восемь месяцев на работе он потратил на то, чтобы автоматизировать проведение тестов ПО. Следующие шесть лет он фактически не работал, но исправно получал зарплату.

В этой истории есть много нестыковок — трудно в действительности поверить, что кто-то способен настолько автоматизировать свои действия. Похожий случай, о котором рассказали на bash.im, хотя бы можно воспроизвести в реальности — нашлись умельцы, которые выложили на GitHub свою версию кода для автоматизации рутинных действий (от общения с женой и начальством до приготовления кофе).

Есть множество примеров автоматизации рутинных задач, в которые поверить легко — более того, их можно даже повторить самому. Пользователь сайта Stack Overflow жаловался на угрызения совести из-за автоматизации рабочего процесса, связанного с вводом данных. Разработчик, страдавший от избыточной квалификации, написал несколько скриптов, которые стали делать за него всю работу. В итоге он стал уделять работе лишь час в неделю, в то время как предыдущий работник на этой должности трудился полноценно.

Другого разработчика уволили за передачу должностных обязанностей на аутсорсинг в Китай. Смышленый парень заплатил кому-то менее одной пятой своей шестизначной зарплаты. В результате его распорядок дня выглядел следующим образом:

9:00 — Прибытие на работу. Читает реддит пару часов. Смотрит видео с кошками.
11:30 — Обед.
13:00 — Время покупок на Ebay.
14:00 — Пора что-то постить в соцсети.
16:30 — Конец дня. Отправляет почту.
17:00 — Идет домой.

Впрочем, разработчик оказался недостаточно умен, чтобы замести следы. В его компании заметили IP-адреса подключения к VPN из Китая, в то время как VPN обычно использовался для того, чтобы разработчики могли работать из дома. Дальнейший мониторинг активностей вывел на компьютер «сотрудника-уклониста». Восстановив с его компьютера удаленные файлы, удалось получить сотни счетов-фактур из китайской консалтинговой фирмы.

Аарона Роджерса приняли на должность оператора с задачей сидеть перед панелью экранов и контролировать работоспособность системы. Если возникало сообщение об ошибке, Роджерс должен был лично устранить проблему или позвонить старшему члену команды. Когда он не смотрел на экраны, то отвечал за архивирование файлов, перезагрузку серверов, создание резервных копий и выполнение действительно ужасной задачи, которая заключалась в сравнении двух чрезвычайно длинных отчетов данных. На каждые 1000 строк он находил около пяти расхождений, в то время как сами отчеты могли состоять из десятков тысяч строк.

Имея за плечами лишь один курс по кодингу в колледже, он решил автоматизировать свои рутинные задачи. У компании был набор файлов, которые нужно было архивировать в конце каждого рабочего дня, поэтому вместо ручной работы, он использовал простой язык PowerShell. И это было только начало.

Спустя два года скрипты Роджера полностью устранили потребность в наличии операторов из плоти и крови: компания была вынуждена повысить его в должности, предоставив возможность заниматься аналитической работой.

А ведь герой этой истории даже не был программистом!

Подобные случаи раньше казались исключительными, но сегодня мало офисов, работу в которых нельзя автоматизировать. В то же время, существует огромная масса работников, которая не знает, как побороть скуку. Согласно опросу Gallup (по США, но для России тоже актуально) 70 % сотрудников теряют мотивацию и просто «выключаются» на работе. Из этой группы 18 % дошли до того, что не только не заботятся о своей собственной работе, но даже сокращают производительность других. Возможно, именно эти люди больше всего боятся конкуренции с ИИ, но также может быть, что они были бы счастливы избавиться от рутины в работе.

Минусы рутины

Негативной стороной попадания человека в рутину является прекращение личностного роста индивида и дальнейший его провал в энергетическую яму. Внутренне большинство людей тянется к новому, будь то овладение новыми знаниями либо навыками или постановка новых целей. Но бытовое однообразие играет с людьми злую шутку — даже искренне желая достичь чего-то нового, они не могут выбраться из ежедневной рутинной повседневности.

В результате человек начинает откровенно скучать, а затем и хандрить, чрезмерно увлекаться компьютерными играми, социальными сетями, просмотром ток-шоу и иными распространенными способами «убивания» времени, которое можно было бы потратить на собственное развитие. Следствием такого образа жизни становятся депрессии и развитие разного рода зависимостей.

Методы борьбы с рутиной

Выполняя какие-либо однообразные действия, человек обречен будет получать одинаковые результаты. Желание достичь большего и стремление к новому относят к естественным человеческим желаниям, однако, перемены и новизна часто пугают людей, и они отдают предпочтение пусть и рутинной, но стабильной деятельности. Однако такое положение дел устраивает далеко не всех, а потому желающим избавиться от скучной повседневности людям полезно будет ознакомиться с несколькими несложными советами, благодаря которым они смогут разнообразить собственную жизнь и избавится от рутины:

Займитесь творчеством. Одним из проверенных средств борьбы с рутиной и скукой является творческая деятельность. Занятия творчеством вовсе не потребуют от Вас профессионального подхода к рисованию или игре на каком-нибудь музыкальном инструменте — Вашей главной целью станет получение позитивных эмоций от творчества. Даже тем, кто не находит у себя явных творческих наклонностей стоит обратиться к искусству — просмотр хорошего фильма или прочтение интересной книги зарядит Вас позитивом и избавит от гнетущего состояния, спровоцированного повседневным однообразием.
Измените собственный распорядок дня. Рутину формирует привычный ход дня, которой затем складывается в одинаковые недели, месяцы и годы. Но разбавив распорядок своего дня чем-то необычным, Вы нарушите монотонное и размеренное течение жизни, тем самым изменяя ее в нужную сторону. Не следует вносить много изменений в устоявшийся порядок жизни, действуйте настойчиво, но постепенно, не ожидая мгновенных результатов. Внеся определенное изменение в собственный график, проследите, как оно повлияло на Ваше состояние, привыкните к новым обстоятельствам и только тогда делайте следующий шаг.
Ищите новые маршруты. Проверенным способом по борьбе с однообразием является постоянное посещение новых мест. А потому возьмите себе за правило никогда не возвращаться домой по одному маршруту. Дорога домой или путь на работу могут не слишком кардинально отличаться друг от друга, но хотя бы незначительные отличия между ними должны быть. Посещайте новые места, когда выходите за покупками, совершаете пробежку или выгуливаете собаку. Еще одним верным способом победы над рутиной являются прогулки на природе и туристические походы.
Старайтесь постоянно пробовать что-нибудь новое, например, посетите ресторан или кинотеатр, в которых никогда раньше не бывали или послушайте музыку неизвестного Вам исполнителя. Регулярно находите для себя новые занятия, это позволит Вам аккуратно выйти из привычной зоны комфорта, избежав при этом стрессового состояния.
Не забывайте о самообразовании. Учиться и узнавать что-либо новое никогда не поздно, к тому же получение новых знаний и навыков как нельзя лучше развевают скуку и повседневное единообразие. Вспомните о своих любимых, или, наоборот, нелюбимых школьных или университетских предметах и дисциплинах, знания о которых Вы хотели бы обновить или расширить. Самообразование позволит Вам не только с пользой проводить досуг, забыв о бытовой рутине, дополнительно оно утолит и свойственное человеку природное любопытство, параллельно с этим способствуя повышению Вашего интеллектуального уровня в интересующих Вас сферах, отраслях и направлениях.

Объединение страниц PDF

Те, кто часто работает с PDF, используют специальные приложения или онлайн-сервисы. Однако встроенная утилита «Просмотр» в macOS тоже обладает неплохой функциональностью и позволяет работать с PDF. Её возможности и задействует Automator.

Создайте новый файл Automator с типом «Быстрое действие».
Установите параметр «Процесс получает текущее» на «Файлы и папки» в Finder.
Добавьте действие «Получить выбранные объекты Finder».
Отметьте «Объединить PDF-страницы».
Добавьте «Переместить объекты Finder», поставив флажок напротив «Заменить существующие файлы», чтобы сохранить готовый элемент в нужном месте.

Теперь вы можете выбрать несколько файлов PDF, щёлкнуть по ним правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню «Быстрые действия» созданный сценарий Automator. PDF будут склеены в один большой файл (исходные при этом останутся).

Но это ещё не всё. Взгляните на список действий слева: приложение может и разделить PDF по страницам, и извлечь оттуда текст (как в простом, так и форматированном виде), и добавить водяные знаки.

Разрозненные специализированные информационные системы – основной барьер на пути эффективности обработки информации

Большинство современных организаций использует в своей работе несколько автоматизированных информационных систем:

финансово-ученые системы (ERP),
системы управления коммуникациями с клиентами (CRM),
системы учета оказанных услуг и выставления счетов (биллинг),
системы управления персоналом (HCM),
системы управления бизнес-контентом (ECM),
почтовые системы,
порталы для коммуникаций с клиентами,
и многие другие.

Несмотря на столь высокий уровень автоматизации, объем ручных операций пользователей по-прежнему остается неприемлемо высоким. Характерными примерами таких операций являются:

повторный ввод одних и тех же данных в несколько автоматизированных информационных систем,
ручной перенос результирующих данных из одной системы в другую в качестве исходных для дальнейшей обработки,
поиск данных в нескольких системах с целью их сбора, консолидации и подготовки корпоративной отчетности.

Кроме того, дело не ограничивается корпоративными системами. Пользователи зачастую должны осуществлять поиск информации на внешних сайтах, например, с целью получения объявлений о планируемых тендерных процедурах, анализа цен конкурентов, обновления статуса исполнения заказов партнерами, поиска кандидатов на работу и в других аналогичных случаях.

Наиболее печально, что на таких работах заняты, зачастую, весьма квалифицированные сотрудники. И, это отнюдь не разовые, но регулярные работы, являющиеся частью производственного процесса, причем, в ряде отраслей подобные рутинные задачи могут занимать до 47% рабочего времени сотрудника!

Для деятельности многих организаций характерны следующие особенности:

множество повторяющихся ручных операций,
большие массивы данных,
разъединенные информационные системы,
использование квалифицированных сотрудников на операциях, не требующих профессиональных знаний,
наличие пиковых периодов в обработке информации,
привлечение сотрудников на сверхурочные работы.

Если Вы в своей работе сталкиваясь с этими или аналогичными проблемами, то компания TerraLinkбудет рада предложить Вам эффективное и современное решение — роботизацию рабочих процессов.

Где применяется RPA?

Технологии RPA не имеют предпочтений в плане отраслевого применения. Они изначально разрабатывались, имея в виду кросс-отраслевые применения, ориентированные на совершенствование организации работ в компании любой отраслевой принадлежности и формы собственности. Примеры успешных проектов по внедрению программных роботов имеются практически во всех ключевых отраслях, однако, наибольшее распространение они получают там, где традиционно высок уровень ручного труда при обработке деловой информации. Это, например, такие отрасли, как:

банковская сфера,
страхование,
логистика,
телеком,
органы государственного управления,
добыча нефти, газа, полезных ископаемых,
и некоторые другие.

Польза автоматизирования рутинных процессов и задач

Рассмотрим пользу автоматизации рутины.

1. Освобождение времени и сил. Пожалуй, весьма очевидно, что если рутиной не нужно более заниматься, то и времени появится больше для всего остального (вселенского и глобального).

2. Дополнительные возможности автоматизации. Нередко, средство или инструмент, с помощью которого вы осуществляете автоматизацию рутинных процессов, предоставляет дополнительные возможности. К примеру, если речь идет о бэкапах, то в ручном виде это чаще всего обычные архивы, а программы же резервного копирования имеют массу примочек. Например, инкрементальные бэкапы, позволяющие экономить место жесткого диска.

3. Минимизация ошибок. Когда человек занимается рутиной и отвлекается, например, во всякие социальные сети, то он легко может ошибиться. Автоматизированные же инструменты, обычно таких ошибок не совершают, но есть нюансы, о них пойдет речь в следующем разделе.

4. Опыт многих людей. Когда рутинный процесс или задача автоматизируются не для одного человека, а для многих, как это часто бывает с программами, то это значит, что в инструменте сосредотачивается опыт многих людей и их подходов. Например, иногда, пользуясь какой-либо программой, можно узнать интересные вещи и хитрости.

5. Простота. Речь идет не только об инструментах вида «в один щелчок». Здесь подразумевается чуть больше. Допустим, вам нужно помыть посуду. Каждый может себе это представить. В чем могут быть нюансы. Во-первых, моющее средство — сколько его использовать? Если много, то будет не экономно, если мало, то посуда будет плохо чистится. Во-вторых, в каком порядке мыть посуду и как ее складывать (для огромных завалов особенно важная тема). В-третьих, если вы не очень аккуратны или торопитесь, то можете разбрызгать воду, а значит нужна швабра под рукой (салфетки, тряпка и прочее). И так далее. Если же использовать посудомойку, то она автоматически решает все эти вопросы. То есть, инструмент уже содержит в себе фундамент (типовые решения и прочее), который нет необходимости создавать с нуля. Если же рассматривать онлайн-сервисы или же отдельные программы, то они, обычно, уже включают в себя все необходимое.

То есть, плюсы весьма существенны, в прочем, здесь нет ничего удивительного. Посмотрим же обратную сторону.

Программная автоматизация с помощью xStarter

Эту программу можно скачать с ресурса http://www.xstarter.com/rus/. Скачивание бесплатное, причем обновляться xStarter тоже будет бесплатно.

Данное приложение позволяет автоматизировать процессы с помощью созданных пользователем макросов, для этого необязательно владеть приемами программирования, сделать это может каждый. Любые действия в операционной системе записываются программой в специальные файлы, воспроизводя которые можно всегда получить желаемый результат.

Специальное дополнение к приложению под названием Job Scheduler for Firebird/Interbase рассчитано на работу с серверами баз данных, оно может выполнять скрипты на языке SQL, восстанавливать старые базы данных и т. д.

Таким образом, программа xStarter обладает расширенными возможностями по сравнению со стандартным планировщиком заданий для Windows. Из приложения можно самостоятельно создавать исполняемые файлы .exe, которые без труда переносятся на любой другой компьютер.

С помощью дополнения Web Pilot можно осуществлять удаленное управление другими компьютерами в локальной сети.

Кроме указанных нововведений, приложение xStarter имеет следующие преимущества:

можно отследить состояние файловой системе, при любом ее изменении пользователь будет предупрежден;

автоматизация работы с электронной почтой;
организация работы с FTP и HTTP.
Программа xStarter поможет вам улучшить свою производительность на треть.

Как создать свой проект задачи в планировщике Windows

Можно создать автоматизированную задачу запуска программы дефрагментации, которая будет выполняться, например, каждую среду в 3 часа ночи. Для этого нужно выполнить следующую последовательность действий:

Перейти в основное окно планировщика заданий, запустить команду «Создать задачу»;

В открывшемся диалоговом окне на вкладке «Общие» необходимо заполнить поля «Имя задачи» и «Описание задачи», можно сделать необходимые настройки в параметрах безопасности, находящихся в нижней части окна;

Перейти на вкладку «Триггеры» и нажать кнопку «Создать»;
Пункт «Начать задачу» оставить неизменным – «По расписанию»;
Далее, в подразделе «Параметры» выбрать «Еженедельно»;
Указывается время начала и конца работы программы дефрагментации;
Затем ставится галочка «Повторить каждую неделю в среду» и указывается количество недель;
Далее, можно заполнить кое-какие «Дополнительные параметры»;
Перейти на вкладку «Действия» и нажать на «Создать»;
Пункт «Действие» – «Запуск программы» оставить неизменным;
Нажать на «Обзор» и выбрать требуемый исполняемый файл программы дефрагментации или записать путь вручную C:\Windows\System32\Defrag.exe, нажать «ОК»;
Перейти на вкладку «Условия» и указать нужные вам условия, затем сохранить;
Перейти на вкладку «Параметры», выбрать те, что вам нужны, тоже сохранить.

Все, задача готова. Но следует быть осторожным со шпионскими программами – они могут использовать планировщик заданий в своих целях.

Плюсы путины

Одним из главных плюсов выполнения рутинного дела является минимально затрачиваемое на него количество энергии. Постоянно повторяемое дело становится обыденным и перестает требовать приложения существенных усилий. А часто люди и вовсе начинают чувствовать себя некомфортно из-за того, что, например, проспали пробежку или не успели утром заправить постель.

Эта особенность объясняется довольно просто — усвоение нового навыка всегда сопровождается усиленными энергетическими затратами, а вот выполнение уже привычной, повседневной работы, происходит в режиме экономии энергии. Следовательно, превращение какого-либо дела в обыденную рутину сможет принести неожиданную практическую пользу: помимо того, что выполнение данной работы потребует от Вас минимальной затраты сил, Вам будет сложно отказаться от ставшего привычным ритуалом занятия.

Какие процессы можно автоматизировать?

Любые. Все, что не связаны непосредственно с самой работой. Сценариев автоматизации так много, что рассказывать про каждый никакого времени не хватит, поэтому я затрону самые важные, на мой взгляд.

Входящие и исходящие запросы

Комментарий от клиента, новая задача от менеджера, отправка на доработку от руководства, возвращение материалов на проверку и утверждение, любая передача задачи от одного исполнителя к другому.

Если все эти процессы привести к одному виду и делать в одном месте, это здорово упростит жизнь. Во-первых, единый формат передачи информации исключит вероятность недопонимания. Во-вторых, если переписку вести в одном месте (например, в описании задачи), все участники получат актуальную информацию и ничего не пропустят.

Постановка задач

Или запуска проектов. Чтобы тебе не пришлось каждый раз всё делать с нуля, многие сервисы автоматизации рабочих процессов упростят жизнь с помощью шаблонов — просто заполняешь нужные поля (исполнитель, срок и т. д.) и отдаёшь задачу в работу.

Загрузка сотрудников

Чтобы грамотно распределить задачи между сотрудниками без автоматизации, нужно поговорить с каждым и узнать его нагрузку. С автоматизацией всё проще: когда у всех поставленных задач есть сроки, работники добросовестно отмечают потраченное на них время и ведут работу в одной системе, в пару кликов можно посмотреть график нагрузки. Да что там в пару кликов — с развитием нейросетей появляются системы, которые сами предлагают исполнителя и перераспределяют задачи, в зависимости от загруженности и умений каждого работника.

Хранение материалов

Сервисы для хранения информации из разных инструментов очень помогут команде, где один пишет, второй проектирует, третий рисует, четвёртый программирует — а всё это нужно ещё показать клиенту.

Очень круто, когда хранятся все, даже промежуточные, версии материалов (например, в Google Документах можно посмотреть всю-всю историю изменений документа, в Dropbox и MEGA хранятся все версии файлов, а любой Git просто-таки предназначен для отслеживания версий кода). Так можно не только предоставить всем работникам нужные материалы, но и при необходимости в случае серьёзных правок откатиться назад.

Деловая переписка и документация

Автоматические уведомления об изменениях в задачах, централизованные приглашения на встречи, информация о текущих и новых проектах, отчёты по проделанной работе — в общем, автоматизация любых форм текста и документов, которые при ручном заполнении и самостоятельной пересылке отнимают время, здорово упрощает жизнь.

Программа Macro Scheduler

Если вам нужна действительно эффективная автоматизация приложений, то приложение Macro Scheduler это то, что вам нужно.

Это программа условно бесплатная, то есть предполагает определенный период – 30 дней для бесплатного пользования, потом можно приобрести платную рабочую версию.

Программа Macro Scheduler

В данном приложении тоже можно создавать собственные макросы просто производя запись последовательности действий. Для более знающих и продвинутых пользователей существует возможность записи кода на языке MacroScript в визуальном редакторе – это для создания более усложненных вариантов заданий.

Версия Professional позволяет компиляцию кода в исполняемый файл .ехе, который можно запускать на различных ПК, работающих с Windows. Всего есть три версии программы Macro Scheduler – Lite, Standard и Professional. Конечно, версия Professional самая «продвинутая», но и самая дорогостоящая – 195$.

Если вы имеете опыт создания макросов, то работа с программой не составит для вас никакой сложности. Все ваши действия после нажатия кнопки Record будут записаны в редакторе. Останавливается запись путем нажатия CTRL+ALT+S. После записанный сценарий можно будет воспроизвести, нажав кнопку Start.

Программный код записанного скрипта можно подкорректировать вручную, но для этого нужно владеть языком MacroScript. В код также можно вставлять фрагменты, написанные на VBScript.

Но в большинстве случаев достаточно воспользоваться шаблонами уже существующих скриптов с помощью Macro Scheduler Automation Tool. Там вы найдете шаблоны работы с текстовыми файлами и изображениями, реестром, с буфером памяти, с различными устройствами и т. д.