Топ-25 секретов и возможностей excel: самые полезные лайфхаки для работы

Расширенная функция 6: VLookup

VLookup — это функция, которая позволяет вам находить информацию в таблице, строке или столбце. Он позволяет искать данные в определенном диапазоне и возвращает результат в указанном месте.

Чтобы выполнить Vlookup, вам нужно выбрать область в своей книге для ввода формулы / результата и место для ввода критериев поиска. Допустим, вы ищете зарплату сотрудника с идентификационным номером 18302. Введите слово «ID» в одну ячейку и «18302» в ячейку рядом с ним. Под идентификатором введите слово «Зарплата» в отдельной ячейке. Рядом с этой ячейкой вы будете вводить формулу.

Допустим, у нас есть идентификационный номер в ячейке D2 и зарплата / формула в D3. Наша таблица варьируется от A1 до C12, в столбце 1 указаны идентификаторы, а в столбце C — зарплаты. Для выполнения VLookup вам нужны критерии поиска, диапазон поиска и столбец, из которого вы хотите вернуть значение. Вы можете ввести слово «Верно» для приблизительного совпадения или «Ложь» для точного совпадения. Итак, в ячейку формулы мы должны ввести следующее: = VLookup (D2, A1: C12,3, False).

Я только что обыскал свою таблицу и сказал ей найти точное соответствие критериям, указанным в D2, и найти, где оно соответствует столбцу 3 или столбцу C. Результат должен появиться в ячейке, в которой мы написали формулу, D3 .

Имейте в виду, что подсчитываются только столбцы в таблица при написании формулы VLookup. Итак, если ваша таблица начинается в столбце R и переходит в столбец U, тогда столбец R равен 1, столбец S равен 2 и так далее.

Электронные таблицы интересные факты. История появления и развития электронных таблиц

Современные технологии обработки информации часто приводят к тому, что возникает необходимость представления данных в виде таблиц. В языках программирования для такого представления служат двухмерные массивы . Для табличных расчетов характерны относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие объемы исходных данных. Такого рода расчеты принято относить к разряду рутинных работ, для их выполнения следует использовать компьютер. Для этих целей созданы электронные таблицы (табличные процессоры) – прикладное программное обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме.

Электронная таблица позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый.

Идея создания электронной таблицы возникла у студента Гарвардского университета Дэна Бриклина в 1979г. Выполняя скучные вычисления экономического характера с помощью бухгалтерской книги, он и его друг Роберт Фрэнкстон, который разбирался в программировании, разработали первую программу электронной таблицы, названную ими VisiCalc (« Визикалк ») .

VisiCalc скоро стала одной из наиболее успешных программ. Первоначально она предназначалась для компьютеров типа Apple II, но потом была трансформирована для всех типов компьютеров. Многие считают, что резкое повышение продаж компьютеров типа Apple в то время и было связано с возможностью использования на них табличного процессора VisiCalc.

Новый существенный шаг в развитии электронных таблиц – появление в 1982г. на рынке программных средств Lotus 1–2–3 . Lotus был первым табличным процессором, интегрировавшим в своем составе, помимо обычных инструментов, графику и возможность работы с системами управления базами данных. После разработки Lotus 1–2–3 компания Lotus в первый же год повышает свой объем продаж до 50 млн. дол. и становится самой большой независимой компанией – производителем программных средств. Успех компании Lotus привел к ужесточению конкуренции, вызванной появлением на рынке новых электронных таблиц, таких, как VP Planner компании Paperback Software и Quattro Pro компании Borland International, которые предложили пользователю практически тот же набор инструментария, но по значительно более низким ценам.

Следующий шаг – появление в 1987г. табличного процессора Excel фирмы Microsoft . Эта программа предложила более простой графический интерфейс в комбинации с ниспадающими меню, значительно расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации. Расширение спектра функциональных возможностей электронной таблицы, как правило, ведет к усложнению работы с программой.

В 1993 году вышла пятая версия Excel, ставшая первым приложением Microsoft Office, которое включало язык Visual Basic for Applications (VBA). Начиная с Office 97 фирма Microsoft включает VBA во все приложения пакета Microsoft Office.

В настоящее время MS Excel представляет собой достаточно мощное средство разработки информационных систем, которое включает как электронные таблицы (со средствами финансового и статистического анализа, набором стандартных математических функций, доступных в компьютерных языках высокого уровня, рядом дополнительных функций, встречающихся только в библиотеках дорогостоящих инженерных подпрограмм), так и средства визуального программирования (Visual Basic for Applications). Электронные таблицы позволяют производить обработку чисел и текста, задавать формулы и функции для автоматического выполнения, прогнозировать бюджет на основе сценария, представлять данные в виде диаграмм, публиковать рабочие листы и диаграммы в Интернете. Таким образом, табличные процессоры позволяют решать большинство финансовых, расчетных инженерно–технических и административных задач, например таких, как расчет заработной платы, ведение бухгалтерского учета, проведение статистических расчетов и многое другое. С помощью VBA можно автоматизировать всю работу, начиная от сбора информации, ее обработки до создания итоговой документации, как для офисного пользования, так и для размещения на Web–узле.

Производим вычисления по условию.

Чтобы выполнить действие только тогда, когда ячейка не пуста (содержит какие-то значения), вы можете использовать формулу, основанную на функции ЕСЛИ.

В примере ниже столбец F содержит даты завершения закупок шоколада.

Поскольку даты для Excel — это числа, то наша задача состоит в том, чтобы проверить в ячейке наличие числа.

Формула в ячейке F3:

Как работает эта формула?

Функция СЧЕТЗ (английский вариант — COUNTA) подсчитывает количество значений (текстовых, числовых и логических) в диапазоне ячеек Excel. Если мы знаем количество значений в диапазоне, то легко можно составить условие. Если число значений равно числу ячеек, значит, пустых ячеек нет и можно производить вычисление. Если равенства нет, значит есть хотя бы одна пустая ячейка, и вычислять нельзя.

Согласитесь, что нельзя назвать этот способ определения наличия пустых ячеек удобным. Ведь число строк в таблице может измениться, и нужно будет менять формулу: вместо цифры 7 ставить другое число.

Давайте рассмотрим и другие варианты. В ячейке F6 записана большая формула -3

Функция ЕПУСТО (английский вариант — ISBLANK) проверяет, не ссылается ли она на пустую ячейку. Если это так, то возвращает ИСТИНА.

Функция ИЛИ (английский вариант — OR) позволяет объединить условия и указать, что нам достаточно того, чтобы хотя бы одна функция ЕПУСТО обнаружила пустую ячейку. В этом случае никаких вычислений не производим и функция ЕСЛИ возвращает пустую строку. В противном случае — производим вычисления.

Все достаточно просто, но перечислять кучу ссылок на ячейки не слишком удобно. К тому же, здесь, как и в предыдущем случае, формула не масштабируема: при изменении таблицы она нуждается в корректировке. Это не слишком удобно, да и забыть можно сделать это.

Рассмотрим теперь более универсальные решения.

В качестве условия в функции ЕСЛИ мы используем СЧИТАТЬПУСТОТЫ (английский вариант — COUNTBLANK). Она возвращает количество пустых ячеек, но любое число больше 0 Excel интерпретирует как ИСТИНА.

И, наконец, еще одна формула Excel, которая позволит производить расчет только при наличии непустых ячеек.

Функция ЕЧИСЛО ( или ISNUMBER) возвращает ИСТИНА, если ссылается на число. Естественно, при ссылке на пустую ячейку возвратит ЛОЖЬ.

А теперь посмотрим, как это работает. Заполним таблицу недостающим значением.

Как видите, все наши формулы рассчитаны и возвратили одинаковые значения.

А теперь рассмотрим как проверить, что ячейки не пустые, если в них могут быть записаны не только числа, но и текст.

Итак, перед нами уже знакомая формула

Для функции СЧЕТЗ не имеет значения, число или текст используются в ячейке Excel.

То же можно сказать и о функции СЧИТАТЬПУСТОТЫ.

А вот третий вариант — к проверке условия при помощи функции ЕЧИСЛО добавляем проверку ЕТЕКСТ (ISTEXT в английском варианте). Объединяем их функцией ИЛИ.

А теперь вставляем в ячейку D5 недостающее значение и проверяем, все ли работает.

Итак, мы с вами убедились, что простая на первый взгляд функция ЕСЛИ дает нам на самом деле много возможностей для операций с данными.

Надеемся, этот материал был полезен. А вот еще несколько примеров работы с условиями и функцией ЕСЛИ в Excel.

Примеры использования функции ЕСЛИ:

Евгений Камашев

Бизнес-консультант, MBA

Прошел путь от системного администратора компании Vodafone до руководителя портфеля проектов Первого Украинского Международного Банка.

Читает курс на LABA «Проджект-менеджмент»

Основной подход — пробовать, натыкаясь на проблему/вопрос искать ответы, извлекать уроки и повышать эффективность.

Чем полезен Excel в вашей сфере деятельности

Excel можно использовать, когда нет специализированного программного обеспечения по управлению текущими задачами. Программа удобна для планирования, отчетности.

Можно создавать «паспорта» проектов. Чаще всего бизнес-кейсы тоже делают в Excel — это достаточно просто и быстро. Использовал программу для протоколов встреч, сводной отчетности по портфелю проектов, оценки рисков.

Инструменты, с которыми работаете чаще всего

Использую условное форматирование, формулы для расчета значений ячеек, диаграммы. Этого инструментария хватает, отдельно программированием не занимаюсь. Если необходимо — ищу готовые шаблоны в интернете.

Полезные лайфхаки при работе

Использую стандартный функционал, назвать его лайфхаком тяжело. Надо сначала потратить время на создание необходимого продукта в Excel, настроить шаблон. В дальнейшем он помогает быстрее составлять отчеты или объединять информацию.

Как лучше всего разобраться в программе
Можно пойти на тренинг, получить ответы на вопросы, дополнительные инструменты и «секреты». До этого желательно «набить шишек» и составить список того, что вы хотели бы узнать. Тогда эффективность занятий будет высокой.

Другой вариант — искать информацию в интернете. Еще можно спросить у опытных пользователей. Главное, чтобы рядом были люди, которые помогут разобраться. Основной подход — пробовать, натыкаясь на проблему/вопрос искать ответы, извлекать уроки и повышать эффективность.

Евгений Фельдман

Сооснователь и CEO образовательной платформы LABA

Нужно создавать таблицы под свой бизнес и объяснять принципы работы. Финансы — не та область, где можно разобраться по книжке.

Чем полезен Excel в вашей сфере деятельности

Эта программа позволяет считать и сравнивать данные. Любой бизнес — это финансы. Все цифры и данные должны быть записаны, чтобы можно было проводить вычисления.

Инструменты, с которыми работаете чаще всего

Пользуюсь примитивными формулами, в зависимости от задач. Если из нескольких таблиц нужно вывести показатели — перетягиваю данные в одну резюмирующую таблицу. Иногда нужно проанализировать цифры по продажам, например — перепроверяю информацию, которую мне предоставляют.

Полезные лайфхаки при работе

В финансовом учете нужно придерживаться определенных стандартов.

Должны сходиться P&L, Balance Sheet, Cash Flow. Некоторые люди ведут условную «тетрадку», где записывают приход и расход, но не понимают прибыльность действий, товаров, направлений. Бывают продукты и услуги с длительным циклом, чтобы понять рентабельность нужно анализировать данные за несколько месяцев. С примитивными записями это сложно.

Если неосознанно подходить к ведению учета, в конце периода остается некая сумма в кассе, вы не понимаете — откуда деньги.

В следующий раз все повторяется. Я бы рекомендовал выстраивать грамотные таблицы, учить коллектив вести финансовый учет, желательно онлайн. Совместный доступ позволит в любой момент проверить данные, не просить об отчете или совещании. Когда информация открыта, вы не подозреваете работников.

Как лучше всего разобраться в программе

Чтобы грамотно пользоваться Excel в бизнесе, наймите специалиста, который настроит отчеты, таблицы и покажет сотрудникам, как их вести. В результате будет качественный контроль работы и правильный набор данных.

Другой вариант — настроить таблицы самому.

В таком случае будете лучше понимать финансы, знать каждую цифру.

Нужно создавать таблицы под свой бизнес и объяснять принципы работы. Финансы — не та область, где можно разобраться по книжке. Сформулируйте правила и не отходите от них. Следите за дисциплиной ведения отчетности и корректностью данных. Тогда будет четкая картинка в результате.

Изменение содержимого ячеек

Для обозначения диапазонов, в том числе и отдельных ячеек, в VBA Excel имеется ключевое слово «Range». Ячейке A1 на рабочем листе будет соответствовать выражение «Range(«A1»)» в коде VBA Excel.

Пример 4

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

PublicSubPrimer4() ‘Объявляем переменную x Dimx ‘Присваиваем значение переменной x x=125.61 ‘Присваиваем ячейке A1 ‘значение переменной x Range(«A1»)=x ‘Присваиваем значение ячейке B1 Range(«B1»)=356.24 ‘Записываем в ячейку C1 ‘сумму ячеек A1 и B1 Range(«C1»)=Range(«A1»)+Range(«B1») EndSub

Скопируйте процедуру этого примера в стандартный модуль и запустите на выполнение. Перейдите на активный рабочий лист Excel, чтобы увидеть результат.

Ошибки в формулах Excel

В случае неверного ввода аргументов результат вычислений может быть непредсказуем. В том случае, если в процессе работы с формулами в Excel возникнет ситуация, когда вычисление будет невозможно, программа сообщит об ошибке. Расшифруем наиболее часто встречающиеся:

• ### – ширины столбца недостаточно для отображения результата;
• #ЗНАЧ! – использован недопустимый аргумент;
• #ДЕЛ/0 – попытка разделить на ноль;

• #ИМЯ? – программе не удалось распознать имя, которое было применено в выражении;
• #Н/Д – значение в процессе расчета было недоступно;
• #ССЫЛКА! – неверно указана ссылка на ячейку;
• #ЧИСЛО! – неверные числовые значения.

Работа с переменными

Чтобы использовать в процедуре переменные, их необходимо объявить с помощью ключевого слова «Dim». Если при объявлении переменных не указать типы данных, они смогут принимать любые доступные в VBA Excel значения. Комментарии в тексте процедур начинаются со знака «’» (апостроф).

Пример 2
Присвоение переменным числовых значений:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

PublicSubPrimer2() ‘Объявляем переменные x, y, z Dimx,y,z ‘Присваиваем значение переменной x x=25 ‘Присваиваем значение переменной y y=35 ‘Присваиваем переменной z сумму ‘значений переменных x и y z=x+y ‘Выводим информационное сообщение ‘со значением переменной z MsgBoxz EndSub

Пример 3
Присвоение переменным строковых значений:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

PublicSubPrimer3() ‘Объявляем переменные x, y, z Dimx,y,z ‘Присваиваем строку переменной x x=»Добрый» ‘Присваиваем строку переменной y y=»день!» ‘Присваиваем переменной z строку, ‘состоящую из строк x и y ‘с пробелом между ними z=x&» «&y ‘Выводим информационное сообщение ‘со значением переменной z MsgBoxz EndSub

Скопируйте примеры процедур в стандартный модуль и запустите их на выполнение.

Формула 5: СЧЕТЕСЛИ и СЧЕТЕСЛИМН

Эта функция пытается определить количество непустых ячеек, которые подходят под заданные условия в рамках диапазона, введенного пользователем.

Синтаксис

Чтобы ввести эту функцию, необходимо указать следующую формулу:

=СЧЕТЕСЛИ(диапазон;критерий)

Что означают приведенные аргументы?

1. Диапазон – это совокупность ячеек, среди которой должен осуществляться подсчет.
2. Критерий – условие, учитываемое при выборе ячеек.

Например, этом примере программа посчитала число ключевых запросов, где количество переходов в поисковых системах превышает сто тысяч. В итоге, формула вернула число 3, что означает, наличие трех таких ключевиков.

Если говорить о родственной функции СЧЕТЕСЛИМН, то она, аналогично предыдущему примеру, предоставляет возможность использовать сразу несколько критериев. Ее формула следующая:

=СЧЁТЕСЛИМН(диапазон_условия1;условие1;;…)

И аналогично предыдущему случаю «Диапазон условия 1» и «условие 1» – это обязательные аргументы, другие же можно не использовать, если нет такой необходимости. Максимально функция предусматривает возможность применять до 127 диапазонов вместе с условиями.

OpenOffice

Платформы: Windows, Linux, Mac OS

Напишем об этом редакторе из уважения, ведь это первый конкурент MS Office на платформе Linux. Сейчас он «живет» под крылом Apache Foundation, хотя как сказать живет — ключевые разработчики давно покинули проект, и его состояние мало изменилось с конца нулевых, когда он только «взлетел».

Пакет предназначен для установки исключительно на десктоп, возможностей совместной работы не предусмотрено. Зато набор редакторов — как у Libre Office, то есть, и базы данных, и диаграммы, и презентации, и математика.

OpenOffice отлично работает с форматами ODF — на них и рассчитан. Поддержка форматов Microsoft Office средняя, чем старее формат, тем лучше поддерживается. Но интерфейс — добро пожаловать в 2003 год. При этом проекту более двадцати лет, он крайне уважаемый, и многие продолжают его использовать. Возможно, вы среди них?

• Ищем альтернативу Google и Яндексу: тест 7 поисковиков
• Google Maps: Топ-5 альтернатив
• Skype: лучшие альтернативы

Фото: компании-производители, авторские, Lineofpix

Имена в формулах Эксель

При создании объемных таблиц использовать стандартные ссылки на ячейки зачастую становится неудобно. В этом случае гораздо удобнее использовать так называемые имена. То есть определенной ячейке, массиву или формуле задается конкретное имя. Такие заголовки гораздо легче запоминаются.

Еще одно преимущество использования имени в Excel проявляется при изменении структуры таблицы. В этом случае не придется вручную править все выражения. Достаточно изменить ссылки в определении имен. В результате будут скорректированы все выражения, в которых они были использованы.

Для того чтобы присвоить имя, следует выделить необходимую ячейку или область и воспользоваться соответствующим пунктом меню.

excel 2007

excel 2010

В открывшемся окне задается любое удобное пользователю название. После этого такое имя может быть использовано в любом месте, где требуется прописать ссылку на соответствующую ячейку.

Использование формул в процессе создания таблиц в программе Excel позволяет значительно упростить работу в ней и создать качественные таблицы.

Огромное количество способов их применения ведет к необходимости тщательного изучения возможностей программы

Важно также регулярно совершенствовать свои знания, стараясь изучать нововведения и подстраивая их под свою работу

Хранение данных в Microsoft Excel

Самый очевидный вариант использования возможностей Excel – обеспечение работы с данными. Точнее, возможность безопасно хранить большие массивы информации без привлечения дорогого оборудования.

Электронные таблицы позволяют не только собирать вручную информацию, но и настроить базы данных.

Программа может хранить огромные массивы информации, быстро загружать файлы с ними, подгружать данные из сторонних источников, проводить аналитические расчёты без зависаний, распределять базы между сотрудниками и многое другое. Это и накопитель данных, и система их обработки одновременно.

Интересные факты о программе excel. Секреты программы Microsoft Excel

Microsoft Excel по праву считается одной из лучших программ для работы. На основе этой разработки держится деятельность тысяч предприятий и организаций по всему миру. Многие экономисты владеют программой в совершенстве, поскольку они знают секреты Microsoft Excel, помогающие пользоваться ею с наибольшей эффективностью. Данная статья – как раз о некоторых хитростях, которыми можно и даже нужно пользоваться, работая с Microsoft Excel.

Хитрости полезной программы

Кроме огромного количества базовых приемов, как, например, копирование, вырезание, фильтрация, форматирование и вставка формул, есть и другие секреты. Если вы хотите ускорить свою работу и удивить своих коллег и начальство, вам пригодятся следующие девять функций Microsoft Excel.

1. ВПР . Благодаря этой функции вы сможете моментально найти нужное вам значение. К примеру, нам требуется найти конечный балл тестирования учениц по имени Бетт. Требуется написать: =ВПР(«Beth», A2:E6,5,0). Beth – это имя учащейся, A2:E6 – диапазон ячеек таблицы, 5 – это номер столбца, 0 же означает, что вам не требуется точное соответствие значению. Функция крайне удобна, но потребуется знание ее особенностей. ВПР осуществляет поиск только в направлении слева направо. Кроме того, если лист чересчур велик, поиск затянется.
2. ИНДЕКС . С ее помощью вы сможете отобразить ссылку на ячейку или ее значение на пересечении нужных вам столбца и строки в выбранном вами диапазоне. К примеру, нужно ввести ИНДЕКС(А3:А11, 4), где А3:А11 – это диапазон, а 4 – место ячейки.
3. ПОИСКПОЗ . Так вы быстро найдете элемент в диапазоне ячеек таблицы и отразите относительную позицию запрашиваемого элемента в выбранном диапазоне. Стоит отметить, что эта и предыдущая функции по отдельности не особо полезны. В совокупности же они вполне могут заменить ВПР, тем более что в таком случае поиск будет осуществляться и в обратном порядке. К примеру, чтобы в слишком громоздкой таблице найти, кто именно является руководителем компании под названием «DDK», вам нужно написать =ИНДЕКС(А3:А11,ПОИСКПОЗ(«DDK»,B3:B11,0). Диапазон, естественно, вы выбираете самостоятельно.
4. 3D-сумма . Например, вам нужно подсчитать, сколько вы тратите по сумме ежедневно, а также вам требуется вести учет на протяжении семи недель. Для каждой недели вы создали отдельный лист в книге, куда вносите свои расходы на еду, выпивку и прочие мелочи. На вкладке TOTAL (ИТОГО) вам нужно увидеть, в какой день сколько вами потрачено. Наберите комбинацию =СУММ(‘Week1:Week7’!B2), и эта формула автоматически суммирует все значения, размещенные в ячейке В2, за семь недель.
5. $ . Самая простая из функций. Этот знак указывает программе, что автоматическую корректировку формулы при ее копировании в другую ячейку делать не нужно. При этом, если проставить такой значок перед А, программа не будет менять формулы по горизонтали, а если перед 1 – по вертикали. Если же вы пропишете комбинацию $А$1, формула из скопированной ячейки будет неизмененной по всем направлениям. Эта функция незаменима, если вы работаете с большими таблицами.
6. & . Функция позволяет собрать все значения из ячеек в одну. То же самое, что и СЦЕПИТЬ.
7. Массивы . По-другому их называют матрицами. Потребуется провести несколько более сложных операций, чем при работе с простыми формулами. Например, вам нужно перемножить две матрицы. Введите МУМНОЖ (Массив 1, Массив 2). Формулу нужно обязательно закрыть круглой скобкой. Далее — Ctrl+Shift+Enter. Перед вами предстанет результат умножения именно в виде матрицы. Этот же прием работает и для других функций, просто вместо Enter нажмите Ctrl+Shift+Enter.
8. Подбор параметра . Особенно важна эта функция при анализе торговой деятельности. К примеру, у вас  в продажу вышла новая игра, и вы хотите узнать, сколько потребуется продать экземпляров в 3-ем месяце, чтобы вы заработали 100 000 000 долларов. Зайдите в меню «Инструменты», далее «Подбор параметра». Вам нужно, чтобы в ячейке Totalrevenue (иначе «Общая выручка») стояла требуемая цифра. В поле «Значение» (tovalue) введите сумму, в поле «Установить в ячейке» (setcell) – значение ячейки, где будет итоговая сумма, в «Изменяя значение ячейки» (by Changingcell) определите ячейку, в которой будет отображено количество проданных экземпляров игры. Программа моментально выдаст вам желаемый результат. Значениями и параметрами в ячейках вы можете манипулировать в соответствии со своими задачами.
9. Сводная таблица . Помогает увидеть общую картину и провести макроанализ. В меню «Вставка» выберите «Сводную таблицу». Введите необходимые вам диапазоны, и удобная для вашего восприятия таблица появится на экране. Параметры ее отображения легко меняются при помощи конструктора сводной таблицы.

Сохранение и переключение между таблицами

Программа Эксель подразумевает огромное количество мелочей, на разбор которых уйдет ни один час времени, однако начинающим пользователям, желающим разобраться в базовых вещах, представленной выше информации будет достаточно. В завершение отмечу, что на главном экране вы можете сохранять текущий документ, переключаться между таблицами, отправлять их в печать или использовать встроенные шаблоны, когда необходимо начать работу с заготовками.

Надеюсь, что эта статья помогла разобраться вам с тем, как работать в Excel хотя бы на начальном уровне. Не беспокойтесь, если что-то не получается с первого раза. Воспользуйтесь поисковиком, введя там запрос по теме, ведь теперь, когда имеются хотя бы общие представления об электронных таблицах, разобраться в более сложных вопросах будет куда проще.

OnlyOffice

Платформы: веб, Windows, Linux, Mac, iOS, Android

Интереснейший проект OnlyOffice, похоже, поставил себе цель объять необъятное. Это мы так считаем, а в OnlyOffice просто решили создать бесплатный офисный пакет, 100% совместимый с официальными форматами Microsoft: docx, xlsx и pptx. Любой файл (к примеру, ODF), попадающий в редакторы OnlyOffice, конвертируется в один из них. При этом само ПО — открытое, его даже можно «форкнуть» на GitHub.

Проект интересен своей кроссплатформенностью. Во-первых, с документами, презентациями и таблицами можно совместно работать через браузер. Во-вторых, десктопные версии отличаются современным интерфейсом, похожим на новый MS Office. В третьих, мобильные приложения являются полнофункциональными редакторами — не как у предыдущего пакета.

И плюс, и минус одновременно: онлайн-версия офисного пакета, в свою очередь, представляет собой простую систему электронного документооборота — это решение для бизнеса. Надо зарегистироваться в качестве представителя компании, а в перспективе — платить за место в облаке. То же касается и мобильных приложений. Полностью открытыми и бесплатными являются только десктопные редакторы.

Аналитические возможности MS Excel

Наконец, обучать сотрудников навыкам работы в Excel стоит хотя бы затем, чтобы оптимизировать систему анализа результатов работы предприятия. Потому что программа открывает по-настоящему безграничные возможности в этом плане:

• она умеет сводить расчёты отдельных таблиц в сводный отчёт (автоматически);
• консолидирует цифры без участия бухгалтера (минус человеческий фактор);
• подводит итоги за секунды;
• применяет логические функции (не нужно для стандартных расчётов каждый раз вводить вручную формулы).

В итоге анализ ускоряется в разы. Можно принимать быстрые управленческие решения, основываясь на достоверных данных (потому что расчёты и перенос информации осуществляет программа, у которой не бывает «посмотрела не туда»).

А на базе эффективного анализа в Excel можно строить прогнозы. Опять же автоматически. То есть за секунды. Когда реакция на изменения рынка нужна очень быстро, это буквально спасает

В остальных случаях (если торопиться особо некуда) это все равно важно, потому что даёт объективное конкурентное преимущество

Для построения прогнозов есть целый блок функций, которые современные пользователи практически не применяют (просто потому что не умеют):

• тенденция;
• рост;
• скользящее среднее;
• линия тренда;
• предсказ.

Можно строить прогнозы на определённый период (анализировать перспективы инвестиционного проекта, например), учитывать сезонный фактор, добавлять в расчёт данные разных периодов.

Окно вставки функции

Некоторые юзеры боятся работать в Экселе только потому, что не понимают, как именно устроены функции и каким образом их нужно составлять, ведь для каждой есть свои аргументы и особые нюансы написания. Упрощает задачу наличие окна вставки функции, в котором все выполнено в понятном виде.

1. Для его вызова нажмите по кнопке с изображением функции на панели ввода данных в ячейку.

2. В нем используйте поиск функции, отобразите только конкретные категории или выберите подходящую из списка. При выделении функции левой кнопкой мыши на экране отображается текст о ее предназначении, что позволит не запутаться.

3. После выбора наступает время заняться аргументами. Для каждой функции они свои, поскольку выполняются совершенно разные задачи. На следующем скриншоте вы видите аргументы суммы, которыми являются два числа для суммирования.

4. После вставки функции в ячейку она отобразится в стандартном виде и все еще будет доступна для редактирования.

Функция ЕСЛИ: примеры с несколькими условиями.

Итак, мы разобрались, как работает эта одна из самых часто применяемых функций. Обычная формула ЕСЛИ, которая проверяет одно условие, очень проста и проста в написании. 

Но что, если ваши данные требуют более сложных логических проверок с несколькими условиями? В этом случае вы можете включить несколько функций ЕСЛИ в одну формулу, и это будет называться вложенными условиями, своего рода «ЕСЛИ в ЕСЛИ». Самым большим преимуществом такого подхода является то, что он позволяет проверять более одного условия и возвращать разные значения в зависимости от результатов этих проверок, и все это при помощи одной формулы.

Вот типичный пример «ЕСЛИ в ЕСЛИ». Предположим, у вас в таблице Excel есть список студентов в столбце A и их оценки по тестам в столбце B. Вы хотите классифицировать оценки по следующим условиям:

• «Отлично»: более 249 баллов
• «Хорошо»: от 249 до 200 включительно
• «Удовлетворительно»: от 199 до 150 включительно
• «Плохо»: до 150.

А теперь давайте напишем вложенную функцию ЕСЛИ на основе вышеуказанных критериев. Хорошей практикой считается начинать с самого важного условия и максимально упростить свои функции. Наша вложенная формула IF в Excel выглядит следующим образом:

Многие считают, что вложенные условия слишком сложны.  Попробуйте взглянуть на это под другим углом:

На самом деле формула указывает Excel, что нужно выполнить логическую проверку первого условия и, если оно выполнено, вернуть значение, указанное в   аргументе ИСТИНА . Если условие 1-й проверки не выполнено, то проверьте 2-е выражение, и так далее.

ЕСЛИ ( проверить, если B2> = 249,  если ИСТИНА — вернуть  «отлично»,  или же ЕСЛИ ( проверить, если B2> = 200,  если ИСТИНА — вернуть  «хорошо»,  или жеЕСЛИ ( проверить, если B2> 150,  если ИСТИНА — вернуть  «Удовлетворительно», если ЛОЖЬ -вернуть  «Плохо»)))

№6 Копировать и перемещать ячейки, данные

  Как в Ворде перевернуть текст: Самые простые способы для Word 2003-2016

Часто также необходимо быстро переместить информацию в другое место документа.

Как это сделать с одной ячейкой — знают многие постоянные юзеры.

А вот группу ячеек или информацию из них сместить в нужную локацию не каждый сможет.

Итак, для смещения группы ячеек надо их выделить курсором и найти на границе место, где курсор станет знаком для перемещения (две пересекающиеся стрелки).

Используя этот значок, нужно перемещать ячейки до места назначения.

Выделение таблицы с информацией

При желании перенести информацию в изначальном виде можно путем выделения ячеек, где она располагается.

Последующие действия — по предыдущей схеме перемещения (+ зажать Control) — переносим до нужной локации.

При этом информация скопируется — будь она изначально в таблице или просто в ячейках.

Использование в области защиты информации

Наконец, защита корпоративных данных – одна из приоритетных задач современного бизнеса. В Excel эта возможность тоже реализована. Приложение позволяет запаролить папки и даже отдельные ячейки таблиц. Или предоставить доступ к заполнению ячеек конкретным сотрудникам, согласно лимитам их полномочий.

Исходя из сказанного, становится очевидным — приобретение для организации всего лишь одной (далеко не самой дорогой) офисной программы, потенциально заменяет покупку многочисленных узкоспециализированных приложений. Чаще всего корень проблем не в моральном устаревании Excel, а в неумении персонала компании им пользоваться. А с данной проблемой отлично справляются опытные преподаватели курсов «Альянс», уже много лет обучающие Excel сотрудников организаций по всей России.

Перейти к корпоративному курсу MS Excel от учебного центра «Альянс»